Откуда берутся ошибки в бух.учете?

Приветствую друзья, приветствую коллеги!

Обычно ошибки в бухучете появляются из-за того, что в бухгалтерии не очень опытный бухгалтер, к тому же относящийся к своей работе халатно, или не систеатизирован учет, или не автоматизирован, ведь при учете "вручную" есть очень большая вероятность ошибок.

Сегодня при проверке одного из клиентов анализировала ситуации, откуда у него беруться ошибки, при правильной постановке системы бухгалтерского учета, при грамотном бухгалтере, при своевременнов внесении информации в бухгалтерскую базу.... 

Оказалось,что часть ошибок берется из.... автоматизации.

Казалось бы, парадокс. Автоматизация бухгалтерского учета повышает эффективность труда бухгалтера, сокращает скорость выполнения бухгалтерских процедур и при этом может приводить к дополнительным ошибкам. 

Расскажу подробнее на примере. 

В проверяемой мной компании учет ведется в базе "Управление торговлей" 8. Один раз в месяц производится экспорт данных в программу 1С "Бухгалтерия 8" 

При этом часть документов уже после переноса создается в самой 1С Бухгалтерии.

Проблему обнаружили при сверке данных по одному контрагенту. В 1 С Управление торговлей акт сверки расчетов формируется с одними цифрами, в 1С Бухгалтерия - с другими. Сверили данные в разных базах. Оказалось, что часть документов в 1СБухгалтерию не попали. Попробовали перенести эти документы отдельно от других.

В служебном окне при выгрузке из 1С Управление торговлей программа сообщает, что выгрузила 128 объектов. 

В служебном окне при загрузке в 1С Бухгалтерию программа сообщает, что загружено 128 объектов.

При этом в журнале операций нужные документы не появляются. 

Стали выяснять почему...

Оказалось, ларчик, как всегда, открывается просто.

При создании документов в 1С Бухгалтерии им естественно присваивается номер . Получается что в 1С Бухгалтерия документов и порядковых номеров больше, чем в 1С Управление торговлей, потому что как я уже говорила часть документов формируется непосредственно в 1С Бухгалтерии. При загрузке документов из 1С Управление торговлей програма проверяет наличие документов по порядковым номерам. И так как в настройках выгрузки стоит галочка "не замещать при совпадении имен" то получается такая ситуация. Программа проверила, что документ под таким номером уже существует, замещать его ей запретили, поэтому она сообщает, что все загрузила, но сам документ не появляетя. Он-то по мнению программы уже загружен!

Какой выход для решения этой проблемы системно можно предложить такому предприятию? Чтобы каждый раз не проверять, все ли перенесено, так ли переноситься... В общем чтобы такие ошибки исключить априори.

Вариант 1. 

Все документы все-таки создавать в 1С Управление торговлей, а потом уже экспортировать в 1С Бухгалтерию.

Вариант 2. 

Если по каким-то причинам вариант 1 не подходит (например, учет в 1С управление торговлей ведется на складе или удаленно от бухгалтера, сдающего балансы) то можно использовать так называемые префиксы. Префиксы -это когда всем документам в  одной базе присваивают часть номера из букв, которые вы укажите в настройках программы. Еси в другой программе будут другие префиксы, или их совсем не будет, то соответственно отпадает и вероятность совпадения имен документов (т.е. их номеров)

. Как это делается? Смотрите на картинке ниже Для 1С бухгалтерии 8.0. платформа 1.6. Для других версий и конфигураций наверняка тоже есть возможность ставить префикы. Покопайтесь в сервисных настройках. Итак.

Вариант3 

Переиеновывать документы, создаваемыы в базе 1СБухгалтерия , присваивая им более короткие номера или указав в начале номер года ( тогда номер будет иметь вид 2011.0000001)

В любом случае, необходимо в рабочей интсрукции бухгалтера отразить этот момент и способ, которым решается данная проблема, чтобы он не забыл об этой особенности учета в данной компании.

Если в вашей организации ведется Журнал учета опыта, то обязательно отразите там нахождение решения по этому вопросу!

Вот в принципе и все, что я хотела рассказать вам по этому поводу.

Были ли у Вас подобные трудности, связанные  с автоматизацией программ?

Поделитесь своим опытом! 

За лучшую историю успешного решения какой-либо проблемы в бухгалтерии, размещенную в комментариях к этой статье - приз - получасовая бесплатная сессия по скайпу с ответами на ваши вопросы! 

С уверенностью в вашем успехе.

Елена Глоткина.

Эксперт по наведению порядка в бухгалтерии и бухучете.