Под «чужим» именем или контрагент стал по другому называться.

 

Потому что отгрузили товар, например фирме ООО «Ромашка», а оплатила уже совершенно другая организация – ООО «Бусинка». ООО «Бусинка» и расчетный счет имеет другой и ИНН и остальные реквизиты.   А получилось так потому, что ООО«Ромашку», например присоединили к ООО «Бусинка», и задолженности этих компаний соответственно объединились  .  В результате по этим двум контрагентам в бухгалтерии нашей организации висит задолженность (по Ромашке- нам -дебиторская, а по Бусинке – наша - кредиторская), что не правильно, ведь  при оплате задолженность  должна была «закрыться» .

 

 

Ведь если наша организация находится на ОСНО (общей системе налогообложения), то при отгрузке НДС уже уплачен. При поступлении денег от «новой» организации программа «думает», что получен аванс  и еще раз начисляет НДС, чего бы не произошло, если бы происходило просто погашение задолженности  за отгруженный ранее товар.  

Если же наша организация перешла на УСН (упрощенную систему налогообложению), то поступление денег от «новой» организации также приведет к начислению излишнего налога, в случае если товар был отгружен до перехода на УСН.

 

 Чтобы такого не происходило, при получении сведений о любых таких изменениях, в бухгалтерскую программу необходимо внести изменения. 

 

Обычно мы получаем такие сведения от компаний в форме письма, уведомления, сообщения . Для того, чтобы отразить данную ситуацию в бухучете, необходимо создать в базе соответствующий документ.

 

 

 Конечно, предназначен он в принципе не совсем для таких ситуаций, потому что в результате его проведения в программе формируется для распечатывания документ «Акт взаимозачета». Но дело в том, что акт взаимозачета должен формироваться при зачете встречных требований, а это не совсем наша ситуация.  В нашем случае встречных требований может и не быть. Например, когда до проведения «зачета» задолженность новой компании, полученной путем переименования,  равна нулю. Кроме того, этот акт еще и подписать нужно с двух сторон, а еще лучше – с трех. Одна из них – наша, вторая – та которая была ДО переименования или реорганизации. Третья – которая получилась ПОСЛЕ. Я считаю , что это лишняя работа и заморочка для бухгалтера, у которого и так их хватает.

 

Следовательно, акт взаимозачета, формируемый для распечатки из документа «корректировка долга» в данном случае не подходит.

 

 А потому предлагаю следующий выход:  вместо Акта взаимозачета прикладывать к письму о реорганизации или переименовании  утвержденный в  нашей организации документ.

 

Это может быть Бухгалтерская справка или Акт о переводе долга или другой аналогичный документ. Главное - чтобы его форма  была утверждена в учетной политике, содержала необходимые реквизиты и отражала суть операции.

 Документ можно формировать в Excel, а можно заказать программисту создание отдельного документа в базе под названием, например -  «корректировка долга при реорганизации» печатной формой которого будет  утвержденный документ.  

Куда потом положить такой документ вместе с подтверждением от контрагента о переименовании? Зависит от принятой в нашей организации системы хранения документов. Если этой системы нет (пока), то начинаем создавать ее сами.  Можно,  например все бухгалтерские справки хранить в отдельной папке. А можно бух.справки подкладывать в те папки,  к документам которых они относятся. Например, данная справка может  относится к взаиморасчетам с покупателями наших товаров.  И такие документы у нас храняться  в папке под названием «покупатели».  В ней  для каждого покупателя  под отдельной закладкой хранятся все относящиеся к нему документы - накладные, акты сверки взаиморасчетов. Сюда же и будет самым логичным поместить данные документы.

 

Не забудем сразу после завершения оформления данной операции создать рабочую инструкцию!

 

Рабочая инструкция – это документ, который описывает одну  конкретную хозяйственную операцию (ситуацию). Например, в данном случае это будет «Рабочая инструкция по переименованию контрагентов»

Она опишет,  что в случае, если покупатель  переименовался, с него нужно потребовать такие-то подтверждающие документы, отразить это в программе так-то, при этом проводки должны быть сформированы следующие,  а документы должны  создаваться такие-то, подписать их должен такой-то и  после оформления, проведения и подписания они должны попасть туда-то. И приложить еще к инструкции форму утвержденного документа, если  он отличается от того, который формирует программа.

 

 

Возможно, Вы нашли в статье ошибку или неточность? Или какой-то момент Вам спорным показался? Вы также в комментариях можете оставить свой след или свое мнение!
Успехов! Процветания! Поядка в бухгалтерии!

Елена Глоткина. Эксперт по наведению порядка.