5 мелочей которые могут все испортить

Многие считают, что профессия бухгалтера малозначительна для организации. Ну да, налоги рассчитывают. Ну да, зарплату начисляют. А все остальное время сидят и бумажки со стола на стол перекладывают. Да еще и придираются, когда им не нравиться бумаги, которые им принесли. И переделать требуют.

А ведь очень часто от бухгалтера зависит, дадут ли организации кредит, выиграет ли она тендер, проинвестируют ли ее новый проект и т.д. и т.п.

И даже не все  главные бухгалтера и руководители задумывается о том, что все эти большие дела складываются из мелочей. И получаемый результат тоже зависит от мелочей.

И что этими самыми мелочами можно все испортить. Вот я и решила привести список "мелочей" которые могут навредить организации при предоставлении документов.

Начнем...

Мелочь 1. Дешевые канцтовары.

Очень часто организации экономят на канцтоварах. Это допустимо, если ситуация действительно очень тяжелая, но это допустиво "внутри" нее. Когда же для предоставления в банк, например берут картонную папку "ДЕЛО", которые использовались в 37 годах, это может мгновенно испортить впечатление об организации! Особенно если в банке организация решила получитьт кредит. Да, в правилах банка нет оценки стоимости используемых канцтоваров. Но даже подсознательно на комиссии люди, принимающие решение будут чувствовать, что в Вашей организации дела идут очень плохо, и доверять Вам деньги просто опасно!

Мелочь 2. Не аккуратные документы.

Удивительно, но некоторые организации до сих пор могут себе позволить подать документы со следами грязных пальцев, жирных пятен, оторванными или надорванными уголками, пролитым кофе или просто высохших капель воды... Как говориться "Здесь мы ели, здесь считали, а в это рыбу заворачивали..." Ну и какое может быть отношение к подателю сего безобразия? Правильно, брезгливое.

Мелочь 3. Отсутствие правильно оформленных сопровождающих документов.

Если Вашу папку с документами сопровождает клочок бумаги, на котором нацарапано, кто получатель, то будьте готовы к тому, что Ваши документы или потеряются или дойдут до получателя не скоро. Потому что в организации получателя сидят люди, так же не желающие делать лишнюю работу, как и Вы. Ну зачем он будет искать и думать, кому передать папку с документами, если у него на это нет ни указаний, ни желания. Вот придут к нему, спросят, не оставляли ли документы - он тогда ответит. А не спросят - папка будет лежать "до лучших времен", пока у исполнителя не появится желание навести на своем столе порядок и убрать с него все лишнее. Да и в этом случае есть риск того, что документы не попадут по назначению, а попадут ... в мусорную корзину.

Кроме того, часто бывает, что отправку документов поручают курьеру. Курьер может ехать сразу в несколько мест, несколько организаций. Хорошо, если он запомнит, что "эту зеленую папочку нужно отвезти Марии Ивановне в КБ, а эту синенькую - Светлане Евгеньевне из "Ромашки", а вот эту черненькую..." А если не запомнит, перепутает? И главное, что об этом можно узнать очень не скоро....

А потому есть два варианта решения проблемы - либо предоставлять документы лично и тому, кто в этих документах заинтересован и кто ждет их... Либо к папке с документами делать качественное сопроводительное письмо (записку), благодаря которому ни курьер не ошибется, ни исполитель принимающей стороны не будет иметь сомнений по поводу того, кому предназначены документы и от кого они получены.

Мелочь 4. Отсутствие списка, перечня передаваемых документов.

Во многих организациях были такие ситуации. Документы готовятся в течении трех недель. Отвозятся и передаются получателю. А через неделю - другую эти документы тот же получатель запрашивает вновь. И аргументирует это НЕполучением документов по предыдущему запросу.

Почему он так поступает, не будем говорить, это может быть и желание получить штраф за непредоставление документов (если получатель - контролирующий орган и штраф предусмотрен законодательством) и нежелание  исполнителя работать (если получатель обычная организация). Но факт остается фактом. Вашей организации придется снова готовить комплект документов. Ведь доказать, что один раз Вы уже это сделали - не удастся, если у Вас нет подтверждающего эту передачу документа.

Если передается 1 документ или несколько, но все они перечислены в сопроводительном письме как приложения, то список конечно не требуется. Достаточно сделать письмо в двух экземплярах  и получить подпись на своем втором экземпляре, чтобы потом иметь возможность доказать их предоставление.

Если документов больше 5, то лучше составить отдельный перечень или список, в котором будет указано - и какие документы передавались ,и в каком количестве, и когда. Главное - список должен быть составлен в двух экземплярах. Чтобы второй остался у Вас с автографом получателя и датой получения.

Мелочь 5. Несвоевременная подготовка и передача документов получателю.

В некоторых случаях один-два дня опоздания в предоставлении документов - некритичен. В других же случаях - опоздание может привести к прямым убыткам.

Например, если Вы не вовремя передадите документы по требованию налоговой инспекции, на организацию наложат штраф.

Если Вы опоздаете с предоставдлением документов на конкурс или тендер -  вы "пролетите" мимо участия  в нем.

Если документы не попадут на комиссию, принимающую решения о выдаче кредитов, то их будут рассматривать в следующий раз. Когда этот следующий раз наступит? Хорошо если через неделю. И хорошо, если от даты получения кредита ничего не зависит...

Так что, все очень просто.

Документы просто  нужно готовить не в предпослежний день их получения, а сразу, не откладывая. Ведь может оказаться, что какой-то документ нужно запросить, для получения другого документа нужно получить справку и т.д.

Кроме того, если Вы точно понимаете, что к назначенному сроку не успеваете подготовить все документы - везите получателю ту часть, которая уже готова! Это лучше, чем вообще ничего не предоставить, или предоставить похже!  Позже довезете оставшиеся документы...

Вот полжалуй и все мелочи, о которых я хотела написать сегодня. А по сути это не мелочи - а ошибки  бухгалера или исполнителя в подготокве документов к передаче. 

И кажется, что о них известно всем, и они так банальны... но эти мелочи продолжают губить иногда работу целых коллективов в организациях... А так жаль! П

отому, прочитав эту статью не закрывайте ее, забыв тут же о том, что в ней написано.

Предпримите какие-то шаги, которые позволят исключить такие досадные мелочи из жизни и опыта Вашей организации.

Для этого нужно сделать лишь несколько шагов:

Напишите рабочую инструкцию для подготовки документов на передачу в банк, в  налоговую и пр...

Разработайте шаблоны сопровобительных писем и описей.

Заполните образцы заполнения этих шаблонов.

Потратьте на это время один раз. И Вы сможете пользоваться результами этого труда многие годы. Даже если не будете больше работать в этой организации. Вам это пригодиться в любом случае...

И в следующий раз, когда Вам, или исполнителю придется готовить комплект документов для предоставления куда-либо, это будет очень просто сделать.

И еще, Вы получите несравнимое ни с чем удовольствие от результата предоставления документов, подготовленных по Вашей инструкции и шаблонам!

А главное вы станете еще ближе к идеальному порядку в Вашей бухгалтерии!

С уверенностью в Вашем успехе!

Елена Глоткина.

P.S. Если для Вас была полезна статья - нажмите на кнопочку после статьи "мне нравиться". Если Вы не зарегистрированны в фейсбуке - напишите коммент к этой статье.

Если Вы хотите дополнить список мелочей или рассказть о своем опыте - милости прошу, это так же можно сделать в комментариях к статье.

Для меня очень важна обратная связь от Вас, чтобы быть наиболее полезной, а потому заранее всех благодарю за то, что потратили на это время!