Вход / Регистрация
7BIZNES.RU
Возьми и наведи порядок в бухгалтерии!

Как навести порядок в бухгалтериях, если их много

Недавно в ответ на мою запись Анастасия написала о своих проблемах и вопросах (подробнее здесь)
Сначала я хотела дать ответ в комментариях к ее записи. Потом поняла, что информации по этому поводу у меня очень много. В комментариях она просто не уместиться. Да и другим читателям она скорее всего будет полезна и интересна. Поэтому я решила написать эту статью. Ведь компаний, ведущих учет других юр. лиц достаточно много и эти ответы могут пригодиться многим. Но даже если вы как бухгалтер ведете учет одной компании, то и вам эта статья наверняка поможет.

Итак, Анастасия спрашивает, что  делать в ситуации текучки бухгалтерских кадров и неравномерности нагрузки на каждого из них.  И как при этом добиться порядка в бухгалтериях

Давайте разбираться.

Конечно, в одной статье сложно разобраться во всех аспектах досконально, но шаги мы с вами наметим.

Во первых, понятно, что в таких условиях необходимо обеспечить преемственность, передачу дел от одного бухгалтера к другому. Да так, чтобы на обучение новых сотрудников уходило минимальное количество времени,

Как этого можно добиться?
Очень просто - регламентацией деятельности исполнителей.

Рассказываем историю клиента.

Первое что я бы ввела в такой организации - это карточки клиентов.

В них должна быть собрана вся информация о регистрационных данных клиента и документах по регистрации, а так же обо всех вносимых в них изменениях.

Я встречала много организаций, в которых такие карточки заводят, но чаще всего совершают следующую ошибку. При внесении изменений карточку меняют на новую, с новыми данными. В результате получается следующая ситуация : бухгалтер поменялся, нашел ошибку в прошлом периоде - исправил. Пришла инспекция на проверку, увидела что в переделанном бухгалтером документе стоит тот адрес, который организация получила только через год после даты составления документа. И делает вывод о том, что документ сфальсифицирован или по крайней мере составлен позже, чем была совершена операция. В лучшем случае документ “не примут”, и позволят переделать. В худшем - будут доказывать недобросовестность налогоплательщика, со всеми вытекающими.

Поэтому, изменения нужно фиксировать в одном документе, чтобы была видна история по всем данным организации.

Тогда и новому бухгалтеру, и аудитору, и начальнику отдела будет проще проверять правильность составления документов и заполнения реквизитов в нем.

Вы можете сказать, что заполнение карточек займет слишком много времени. Вы правы. Но только в том случае, если подойти к этому бездумно.

Где получить эти сведения, по какому принципу их составлять и как тратить меньше времени на заполнение этих карточек? В какой форме их лучше сделать? Об этом я расскажу в следующей статье.
А пока, давай те рассмотрим, что еще можно и нужно сделать.



Наводим порядок в документах клиентов.

Следующий шаг, который я бы сделала на месте Анастасии - это закрепить порядок изготовления, подписания и хранения документов. Некоторые организации закрепляют этот порядок документооборотом: я же не люблю этот документ, потому что в нем многого не хватает и наоборот, есть много лишнего;

Поэтому документооборот я рекомендую делать не всем и не в первую очередь. Для начала я рекомендую иметь в организации описанную и закрепленную технологию формирования папок и хранения документов - для документов. которые прошли все стадии от формирования до их отражения в учете,

Для документов, которые только формируются, я рекомендую использовать технологию безупречной подготовки документов или ее составные части.

Обеспечиваем одинаковый учет во всех компаниях

Т.е. "однообразие и преемственность учетных приемов".

Очень часто по одним и тем же операциям в учете разными бухгалтерами делаются разные проводки. Иногда это приводит к серьезным последствиям, иногда просто засоряет базу данных лишними проводками м оборотами. Увеличение оборотов само по себе не страшно, но иногда даже от того. развернуты ли остатки в балансе, зависят финансовые показатели.  

Кроме того, некоторые бухгалтера просто не знают, как в этой программе учесть эту операцию документом и делают пусть и правильные, но ручные проводки. А ручные проводки не всегда правильно учитываются программой. Иногда они совсем не берутся ею в расчет при формировании деклараций. И тогда теряется масса времени на выявление ошибок.
Чтобы таких ситуаций не возникало,

Создаем инструменты для бухгалтера.

Пишем инструкции по рабочие места.

Их может написать и руководитель отдела конечно, но еще лучше поручить их составление бухгалтерам. Не обязательно кидать на это все их силы одновременно, можно получать с них по одной инструкции в неделю. В ситуации, когда за каждым бухгалтером закреплены все участки работ по одной организации, как у Анастасии, я бы распределила между бухгалтерами - кто и по какому участку работ составляет инструкцию. Например, в первую неделю Маша составляет инструкцию на учет поступления основных средств посредством покупки, Катя на учет списания материалов одним из методов, Наташа - на учет по агентскому договору с участием в расчетах, Анжела - на учет авансов, полученных по договорам поставки. Таким образом, через пару месяцев у вас будет целая папка с инструкциями по любой ситуации, которой могут пользоваться все бухгалтера, и которые будут особенно полезны новичкам. В дальнейшем останется только добавлять инструкции по тем ситуациям, которые не встречались до сих пор. Еще один большой плюс таких инструкция - единообразие учета. Конечно, в компаниях клиентов могут быть закреплены в учетной политике разные варианты учета. Но если каждый из этих вариантов описан в рабочей инструкции, то проблем не возникает...

Сокращаем время на простейших операциях.

Кроме того, очень рекомендую закрепить одинаковые для всех правила заполнения и ведения справочников в бухгалтерской программе, потому что очень часто отсутствие этих правил дает самую большую путаницу. Например, справочник “Контрагенты” многие делят на папки “Поставщики” “Подрядчики”, “Покупатели” и “прочие”. Я всегда спрашиваю, а как быть, если один и тот же контрагент относится и к поставщикам и к покупателям, например? Заводить записи в обоих справочниках? И как тогда новому не знающему о том, что одна и та же организация есть в разных справочниках, составить, например, правильный акт сверки?
Поэтому при учете моих клиентов мы этот справочник не делим на папки.

Кроме того, многие начинающие бухгалтера в этом справочнике при заведении нового клиента в кратком наименовании пишут почти полное наименование - например ООО “Нью-Васюки”. Когда справочник заполнен, и просто листанием найти компанию сложно, то в строку поиска приходится вбивать ООО ”Нью” прежде чем курсор встанет на нужную строчку. Если же в кратком наименовании не ставить кавычки, а наименование организационно-правовой формы поставить после наименования организации, то в справочнике вы увидите: Нью-Васюки ООО. И уже при введении первых трех букв программа найдет нужную строку, Та же история с филиалами и отделениями и городами. И все эти правила лучше закрепить в “технологии ведения справочников”

Чтобы все было вовремя

Чтобы бухгалтера не забывали и не опаздывали с платежами и отчетностью, я рекомендую иметь по каждой обслуживаемой организации четыре документа
Первый - график сдачи отчетности
Второй - график повторяющихся платежей
Третий - график формирования первичных документов
Четвертый - состояние расчетов с бюджетом (может формироваться автоматически при заполнении факта первых двух документов)

Естественно, каждый из этих документов помимо плана должен содержать факт, чтобы любой кто видит данные документы понимал что сделано, а что нет. Таким образом и старому и новому бухгалтеру будет легко понять: что нужно делать в первую очередь?
А руководителю будет легко контролировать подчиненных. К тому же при условии ведения дел таким образом, очень легкой становится передача дел от одного бухгалтера к другому при увольнении или уходе в отпуск.

Формирование данных документов можно настроить в бухгалтерской программе или вести например в Excel. В первом случае вам понадобится хороший программист, во втором случае все 4 документа лучше делать в одной книге, чтобы не заполнять повторяющиеся данные.
В любом случае эти документы должны быть распечатаны после каждого внесения изменения или должны хранится на сервере, в определенном для этого месте, чтобы их всегда мог увидеть руководитель.

Вообще как контролировать бухгалтеров (или себя), можно написать отдельную книгу, но те инструменты, которые я здесь описываю уже очень продвинут вас по этому пути. И у нас с вами остался еще один вопрос от Анастасии

Как равномерно распределить нагрузку на бухгалтеров.

Во первых, чтобы распределить нагрузку, необходимо ее сначала измерить. Измерить нагрузку можно введя учет рабочего времени.
Как это сделать - отдельная тема, но вы можете почитать об этом подробнее в книге моего коллеги здесь.

Кроме того, нужно учитывать и особенности работника и его квалификацию. Один работник сделает за полчаса баланс, другой - одну проводку. Хотя если вы все-таки последуете моему совету и сделаете все о чем я писала выше, то время работы каждого бухгалтера сократиться, и будет занимать примерно одинаковое время.

Нужно также оценивать и объем работы по каждой обслуживаемой организации. И об этом тоже спрашивала Анастасия.
На самом деле классификации организаций по уровню сложности ведения бухгалтерского учета я не встречала ни в одной книге.
Т.е. вам придется разработать такую классификация самостоятельно или обратиться за такой разработкой к профессионалу.


Если вы хотите заняться этим самостоятельно, то из этого положения могу предложить такой выход.
Обычно в компаниях, занимающихся бухгалтерским аутсорсингом расценки на бух.обслуживание складываются из базовой стоимости и увеличиваются на коэффициенты сложности. Например от объема первичных документов или от вида деятельности или наличия валютных операций, лизинговых, вексельных и прочих схем.

Я бы сделала так:
Исходя из цены обслуживания описала бы минимальный объем работ, который имеется по каждой обслуживаемой организации. Исходя из применяемых коэффициентов описала бы дополнительный объем, Т.е. классификацию объема работ поставила в зависимость от получаемой оплаты. Данные об этом вы можете получить в вашем прайсе или в отделе продаж.

И последнее о чем спрашивала Анастасия

Как расставлять приоритеты?

Вы знаете, лично я расставляю приоритеты исходя из интересов клиентов. Т.е. в первую очередь внедряю систематизацию тех процессов. которые наиболее важны для них. Очень часто это отчетность и оплата налогов. Но не всегда. Вообще, конечно в каждой организации есть свои особенности и их необходимо учитывать.


А для молодых руководителей и расстановки приоритетов в их профессиональной деятельности я бы всегда рекомендовала использовать правило использования своего времени - 85 на 15.
85% - на систематизацию и регламентацию деятельности
15% - на решение текущих вопросов.


Сейчас, в период сдачи годовой отчетности вообще кажется нереальным выделить время на что то другое кроме сдачи отчетности. Ну тогда и можно начать с 1,2, и 4 графиков.


И еще очень рекомендую прежде чем давать поручение подчиненным - определить форму результата. Например, в данном случае составить самой таблицу, которую сотруднику нужно будет только заполнить.

Итак, подводя итоги хочу еще раз подчеркнуть. Начальник отдела не должен сам выполнять работу за подчиненных или обучать новичков. Он должен создать систему документов, которые любому бухгалтеру, даже начинающему, дадут инструменты для безошибочной и легкой работы. И конечно, если такой системы нет, то ее построение займет достаточно длительный период, и к этому нужно быть просто морально готовыми. И еще, если все нужно еще вчера, или вашей квалификации пока не достаточно, то лучше обратиться за помощью к профессионалам.

И еще раз перечислю документы, которые я рекомендовала внедрить в этой статье Анастасии:

  1. карточки клиентов.
  2. технологию формирования папок и хранения документов
  3. технологию безупречной подготовки документов
  4. инструкции по рабочие места
  5. технологию ведения справочников в бухгалтерской программе
  6. график сдачи отчетности
  7. график повторяющихся платежей
  8. график формирования первичных документов
  9. состояние расчетов с бюджетом
  10. учет рабочего времени сотрудника
  11. классификация организаций по уровню сложности ведения бухгалтерского учета

Если вам понравилась статья - нажмите на кнопочку “мне нравится” под ней.

Если вам интересна эта тема и вы хотите продолжения, напишите в комментариях к ней:

что нужно осветить более подробно, что было не понятно,

что вы почерпнули для себя.

Возможно, у вас есть другие вопросы не по теме статьи - тогда вам сюда.

Др встречи. и удачи!  Елена Глоткина - эксперт по наведению порядка в бухгалтерии.

 

Поделиться

Комментарии

Добавить новый комментарий

Гость
Вера
<Кроме того, многие начинающие бухгалтера в этом справочнике при заведении нового клиента в кратком наименовании пишут почти полное наименование - например ООО “Нью-Васюки”. Когда справочник заполнен, и просто листанием найти компанию сложно, то в строку поиска приходится вбивать ООО ”Нью” прежде чем курсор встанет на нужную строчку. Если же в кратком наименовании не ставить кавычки, а наименование организационно-правовой формы поставить после наименования организации, то в справочнике вы увидите: Нью-Васюки ООО. И уже при введении первых трех букв программа найдет нужную строку, Та же история с филиалами и отделениями и городами. И все эти правила лучше закрепить в “технологии ведения справочников”> Частично конечно я исправила, когда только начала работать. Но остальное не дают. Это про мою базу, но у нас у девочек в бухгалтерии одна одговорка "нам так удобнее", а главбух скорее не может распределить обязанности между подчиненными, вот у нас как бы и две бухгалтерии в одной "девочки" и "главбух" Единственное, что я теперь знаю, как НЕ НАДО ДЕЛАТЬ НИКОГДА.
Гость
Здравствуйте, Елена, уже полтора года читаю Ваши статьи и всегда есть что-то полезное. Последние лет 7-9 у меня складывается аналогичная картина: в отчетный период от 5 до 9 организаций, мелких и очень мелких, иногда появляются и средние, только почему-то это оказывается опт плюс розница, или фондовый рынок и это съедает не только время, но и силы. Предложенные Вам карточки клиента, конечно, необходимость, я ежегодно делаю по каждой организации подобие плана на год, пытаясь на одном листе совместить всю информацию, нужную в работе, сейчас поняла, что должно быть 3 листа на каждую, а акт сверки с бюджетом заказывать в налоговой. Спасибо за статью!
ООО &amp;quot;7бизнес&amp;quot;

 Жаль только не знаю, как к Вам обращаться. А по поводу акта сверки - согласна с Вами, заказывать обязательно надо, но и контролировать самой платежи по всем компаниям желательно и полезно. У меня в "арсенале" есть такая форма как контроллинг платежей в бюджет. Очень удобная форма, которую нужно пополнять сведениями, чтобы она всегда была актуальна. Времени на добавление сведений минуты, а экономия - часы работы. Особенно при той же самой сверке.

Интересно, а в Ваших 3-х листах карточки клиента такие же сведения как в моей?

Неправильной бухгалтерии не бывает.

Бывает неправильная организация учета.