Вход / Регистрация
7BIZNES.RU
Возьми и наведи порядок в бухгалтерии!

О ваших подарках и карточках клиента.

 Приветствую друзья, приветствую коллеги!

Еще раз поздравляю вас с прошедшими праздниками 23 февраля и 8 марта! 

И как и обещала, небольшой профессиональный подарок для вас!

Этот подарок не только бухгалтерам, но и руководителям отделами обслуживающих бухгалтерий, и руководителям аудиторских  или аутсорсинговых компаний.

Этот документ лично мне сэкономил много часов работы, уверена, он пригодится так же и вам!

Итак, не буду больше томить вас. Помните, в статье "Как навести порядок в бухгалтериях, если их много" 

я рассказывала вам о карточках клиента? 

Так вот, сегодня я расскажу о них подробнее.  

Сегодня я расскажу о том,

Мало того, в честь праздников в течение 3-х дней форма карточки будет доступна для скачивания. Так что читайте, скачивайте форму, а главное внедряйте в деятельность своей организации и пользуйтесь!

Для начала давайте разберем вопрос

Где проще всего взять сведения для карточки клиента?

На самом деле все не просто, все слишком просто: большая часть сведений об организации берется из.... выписки из ЕГРЮЛ - если вы делаете карточку юридического лица (или выписки из ЕГРИП - если для индивидуального предпринимателя).

Из выписки мы берем сведения о юридическом лице, регистрационные донные, сведения об учредителях, директоре и регистрации в фондах.

Почему нельзя просто взять выписку и не заполнять никаких дополнительных карточек клиента?

Во- первых потому, что в выписке очень часто повторяются одни и те же сведения

Во вторых - потому что в выписке нет многих сведений, которые часто нужны нам что называется "под рукой"

В третьих - из карточки очень просто перенести эти сведения в любой формируемый документ или базу, из выписки же данные придется каждый раз "набивать вручную".

Где еще брать сведения для карточки?

Конечно из документов. Сведения о расчетных счетах - в справке об открытии счета. 

Сведения о фактическом адресе - из договора аренды офиса и пр...

В принципе - карточка клиента - это квинтэссенция данных из документов папки " Учредительные и регистрационные документы" - если вы работаете по нашей технологии. 

Именно поэтому она экономит очень много времени. Не нужно листать все эти документы и вытаскивать из них все эти данные каждый раз.

Хотите "фишку" как получить эту карточку, не затрачивая на это времени (своего или своих работников)?

Включите в договор на бухгалтерское сопровождение или обслуживание пункт о том, что вместе с документами, которые должны быть переданы для начала обслуживания, передается заполненная карточка. Не забудьте закрепить в договоре форму карточки и обязанность клиента присылать карточку с внесенными изменениями в течение 5 рабочих дней после внесения изменений в любые сведения, указанные в ней.

Единственное ограничение - индивидуальные предприниматели. Некоторым из них будет трудно заполнить этот документ или они сделают это "наперекосяк". А некоторые просто не имеют на это времени или желания, поэтому для заполнения  карточек ИП я рекомендую использовать все-таки собственные силы. Но в договоре этот пункт можно оставить и в этом случае. Просто предложить предпринимателю сделать это за него  в качестве бонуса. Уверяю вас, после того как он увидит в договоре форму карточки, он примет это предложение с большой благодарностью!

Принцип составления карточки клиента

Принцип простой - в карточке должны содержаться ВСЕ сведения, которые нужны:

  • для внесения сведений об организации в бухгалтерскую программу,
  • для связи с клиентом
  • для формирования отчетов в ИФНС, ПФР, ФСС, стат.управление и пр.,
  • для отправки документов почтой в любую из этих организаций,
  • для сдачи отчетности "вживую" курьером,
  • для проверки правильности заполнения клиентом или контрагентом клиента документов,
  • для оформления доверенностей от имени организации
  • для формирования любых документов
  • и пр...

В принципе, если бы все организации, даже не занимающиеся ведением учета других фирм, имели бы аналогичные карточки по своим поставщикам и подрядчикам ( хотя бы по крупным, с приложением к ней распечаток с сайта, выписки, копий документов о регистрации) то это было бы уже хорошим подтверждением или даже доказательством добросовестности налогоплательщика.

Где  хранятся карточки?

Начнем с электронной версии. Если у компании есть сервер, на котором организовано место для хранения файлов организации, то карточки клиентов в электронном виде лучше хранить на них. При этом доступ к этой карточке должен быть у всех, кто "работает" с этой организацией и кто контролирует эту работу.

Если такого сервера нет, то есть замечательный выход - документы  Google

Причем можно создать аккаунты в них для каждого бухгалтера, а еще лучше для каждой организации отдельно. В этом аккаунте можно хранить все документы, создаваемые для обслуживаемой организации. О возможностях этой программы и ее использовании для обслуживающих бухгалтерий, пожалуй, лучше будет написать отдельную статью, ибо это замечательный инструмент для организации не только удаленной работы бухгалтера, но и для организации контроля, для обмена документами и пр.

Так вот, карточку клиента создаем и храним в том месте, до которого  может "дотянутся" исполнитель из любой точки мира, где есть интернет. Почему это нужно? 

Дело в том, что иногда у исполнителя есть необходимость получить какие-то данные, например, которые не содержатся в самой отчетности, когда он пришел ее сдавать. И без этих данных, например, отчет не примут. Человек заходит в интернет и получает необходимые сведения, и ему не надо для этого возвращаться в офис.

Бывают и другие ситуации, когда исполнителю нужны данные об организации для заполнения какого-либо документа в тот момент, когда он далеко от офиса, бухгалтера о них очень хорошо знают и могут рассказать в комментариях к этой статье, (за что их менее опытные коллеги будут им очень благодарны).

Ну, в если ваши бухгалтера работают не в офисе, а удаленно, то такая система хранения файлов и сведений об организациях (даже о вашей организации) вам просто необходима!

Далее - о бумажных носителях! 

Мне нравится следующая система хранения:

Одна копия распечатанного файла хранится в папке клиента  "Учредительные и регистрационные документы"

Вторая копия -  в столе у бухгалтера, который обслуживает данного клиента.

Если в вашей организации карточки используется для обоснования добросовестности и осмотрительности при выборе поставщиков и подрядчиков, то такие карточки можно хранить  вместе с договорами по этому клиенту.

И последнее, о чем  я хотела бы рассказать в сегодняшней статье:

Как обновляются сведения в карточках?

Если условия о том, что карточку заполняет клиент, содержится в договоре с ним, то и изменения в карточку целесообразнее вносить ему, но здесь есть одно но. В этом случае надо или смириться с тем, что скорее всего это будет сделано не правильно, или вам будет необходимо научить клиента как это делать.

Да и вашим бухгалтерам нужна инструкция.

Поэтому для той формы, которая предложена для скачивания немного ниже, инструкцию я дам здесь и сейчас.

Можете создать и распечатать ее для своих бухгалтеров, скопировав и немного доработав этот текст

Инструкция о порядке заполнения карточки клиента

  1. Все сведения для заполнения карточки клиента берутся из подтверждающих документов.
  2. Если на момент заполнения карточки по какой-либо строке у заполняющего нет сведений , то в ней пишется: "нет сведений". Если на момент заполнения карточки у организации нет того, сведения о чем предлагается заполнить в карточке, то делается соответствующая запись. Например, в карточке есть строка "адрес сайта организации". Если на момент заполнения карточки сайта нет, то в этой строке делается запись "сайта нет". Если сайт есть, только заполняющий не знает его адреса в сети, то делается запись "нет сведений"  
  3. После внесения всех имеющихся на момент заполнения сведений, карточка распечатывается в двух экземплярах. Один подшивается в папку "Учредительные и регистрационные документы". Второй находится у обслуживающего бухгалтера.
  4. Карточка сохраняется в файле под именем "Карточка клиента Х от Д" где Х - это название организации, а Д - дата заполнения или внесения изменений в карточку"
  5. Файл хранится на сервере ( в папке,в документах гугл, путь___________).
  6. При получении сведений, которых раньше не было, они вносятся в файл. При этом файл перед этим сохраняется под новым именем с тем же названием, в котором меняется только дата внесения изменения.
  7. Если в уже имеющиеся сведения организацией вносятся изменения, то файл так же сохраняется под новым именем с изменением в нем даты внесения изменений. Сами изменения вносятся путем добавления в файл дополнительных строк. Например, внесли изменения в  строку "Юридический Адрес с индексом". Поступаем следующим образом: Данная строка станет называться теперь в карточке "Юридический Адрес с индексом до Д" где Д - дата до которой действовал старый адрес. Сразу после этой строки добавим еще одну строчку под названием "Юридический Адрес с индексом после Д". Если в одни и те же сведения изменения вносятся много раз, то названия строк вместо дат могут ссылаться на периоды. Например: "Юридический Адрес с индексом за период с__ по___"
  8. При распечатывании новой карточки клиента старая уничтожается. Однако предыдущие сохраненные файлы хранятся в течение 3-х лет после окончания обслуживания клиента.

Итак, уважаемые друзья и коллеги, резюмируя вышесказанное, хочу еще раз подчеркнуть пользу данного документа:

  • сокращение времени на поиск данных о клиенте
  • облегчение контроля правильности заполнения документов клиента
  • помощь обоснования добросовестности налогоплательщика
  • все сведения находятся а одном месте
  • к сведениям может быть организован доступ заинтересованных лиц из любой точки мира, где есть интернет

Ну что ж. А теперь самое приятное. 

Форму карточки клиента для организации и для ИП вы можете скачать до  15 марта. Потом этих документов в свободном доступе не будет. Потому - не тяните время -скачивайте формы прямо сейчас. 

Под заголовком "новое" вы увидите два файла - 1. карточка клиента - организации 2. карточка клиента ИП. Они ваши!

Да, только на забудьте зайти на сайт под своим логином и паролем, ведь этот подарок только для моих постоянных читателей и подписчиков! Если вы еще таковым не являетесь, то вы легко можете исправить ситуацию, внеся свои данные в форму в правом верхнем углу или в шапке сайта. После подтверждения регистрации путем нажатия на ссылку в письме, которое придет на указанный вами емайл, вы сможете зайти на сайт под своим логином и паролем и получить эти формы, а так же другие полезные материалы.

И конечно пишите комментарии к статье, что понравилось, что было не понятно....

И естественно, благодарности принимаются с радостью, мне все еще приятно видеть, что мое время потрачено не зря.  Удачи и до встречи на других страницах сайта, семинарах, вебинарах!

С уважением, Елена Глоткина. Эксперт по наведению порядка в бухгалтерии. 

Поделиться

Комментарии

Добавить новый комментарий

Гость

Неправильной бухгалтерии не бывает.

Бывает неправильная организация учета.