Готовая Технология хранения документов и формирования папок в бухгалтериях и других подразделениях компании

 

Перейти к оформлению заказов

Технология, которая сэкономит часы работы бухгалтерии !

Потому что

когда бухгалтерия работает по технологии

-  вы можете быть абсолютно уверены в том,

что

бумаги и электронные документы вашей компании

на своих местах и в полном порядке!

Что такое Технология хранения документов и формирования папок?

 

Это набор разработанных и опробованных на практике

регламентов, инструкций, шаблонов для бухгалтерии (и не только),

обратившись к которым любой сотрудник сможет найти ответы на свои вопросы по поводу документов ( хранение в папках, хранение в компьютере, уничтожение, архивирование, выемка, пр).

Это ответ на вопрос руководителя:

«Как хранить бумажные и электронные документы,

чтобы быть уверенными в их сохранности, наличии и возможности быстро и легко найти любой из них

через любой промежуток времени,

даже если на предприятии бухгалтерские кадры сменились много раз.

Многолетний опыт работы в консалтинге показал, что  бухгалтерия тратит до 40 процентов времени своей работы

  • на поиск сведений
  •     для составления документов
  •     для работы с программами 
  • на поиск бумажных документов
  • на поиск документов в электронном виде

Позвольте рассказать вам, как вы можете использовать нашу технологию, чтобы ваша бухгалтерия работала на 40 процентов быстрее,

И сократить таким образом расходы на бухгалтерию!

Для того, чтобы Вам было легче понять разницу, мы составили сравнительную таблицу.

Ситуация
Как работает бухгалтерия обычно
Как работает бухгалтерия по нашей технологии

Если в компанию приходит новый бухгалтер

Сотрудники компании рассказывают новичку где, и по какому  принципу хранятся, архивируются, уничтожаются документы и тратят на это свое время ( если им не лень, и если они есть, если они знают). В противном случае новичок узнает или придумывает все сам.

Новичку дают готовую технологию, которую он изучает за 1 час и больше никого не дергает, не спрашивает, а сразу может приступить к работе

Если в компании работает более одного бухгалтера

Каждый бухгалтер складывает документы по своему усмотрению, в результате одни и те же типы документов могут оказаться в разных папках

Новый бухгалтер с самого начала все делает правильно и так же, как и его коллеги до него, то есть существует преемственность.

Если в компании меняются главные бухгалтера

Каждый новый главный бухгалтер начинает с перестановок, перекладок документов так, как он привык с ними работать. В результате одни и те же документы по разным периодам хранятся в соответствии с разными принципами.

Каждый новый главный бухгалтер обязан работать по технологии, (что прописывается в его должностной инструкции) в результате компания не страдает.

Если в компанию приходит требование о предоставлении документов от контролирующих органов

Начинается паника. На подбор документов по требованию работает вся компания, отчего ее деятельность практически замораживается на несколько дней

Бухгалтерия самостоятельно  без переработок подбирает документы по требованию, даже если за время работы бухгалтерии полностью сменился весь ее состав, включая главбуха

Если сотрудники из бухгалтерии увольняются, предупредив заранее

При передаче дел новому бухгалтеру он должен тщательно зафиксировать где и какие документы, какие проведены, какие на подписании и т.д. И на передачу дел уходит до недели

На передачу дел, касающихся документов, тратиться 35 минут

Если сотрудники увольняются внезапно

Новый бухгалтер сам изучает и перелопачивает папки в поисках нужных документов, затрачивая на поиск одного документа до 40 минут

Новый бухгалтер берет описание системы и через 15 минут знает, где искать документ, и еще через 3 минуты находит его

Если организация работает несколько лет

Помещение бухгалтерий увеличивается за счет необходимости увеличения количества стеллажей в них, на которых хранятся папки за все годы деятельности организации

По окончании года в течение четырех месяцев документы предыдущего года архивируются бухгалтерией по описанной технологии в комфортном спокойном режиме. В результате документы предыдущих периодов занимают небольшое пространство, но при этом их также удобно и просто найти и достать.

Если компания работает десятки лет

Для документов прошлых периодов необходимы отдельные помещения, в случае необходимости поиск нужных документов может занять не один день.

Один раз в три – пять лет делается ревизия документов и те документы, которые возможно  уничтожить, уничтожаются. Это позволяет сохранить пространство вместо хранения не нужных документов. Документы длительного срока хранения архивируются.

Если документы уничтожаются или теряются

Восстановить документы бывает очень сложно, или невозможно. В результате на проверке предъявить нечего, организация несет убытки на штрафы и пени по операциям, которые не подтверждены документами.

Документы не теряются, ведь даже если какой-то из них вынимается из папки, известно кто, когда и зачем его взял. При необходимости, восстановить документы можно в течение одного дня, даже если компании контрагента уже не существует или она находится в 1000 км  благодаря созданию электронной базы данных документов.

Если документ хочет найти руководитель в отсутствие бухгалтера

Он вынужден звонить бухгалтеру, чтобы тот по телефону рассказал, где искать документ. Если позвонить некуда, то на поиск документа тратится иногда до 1 часа ценного времени руководителя (если он терпелив или документ ему очень нужен)

Руководитель берет в руку 1 документ из  системы хранения и максимум через 15 минут документ в его руках.

Если документы создаются в компьютере бухгалтера

Бухгалтер сохраняет их в лучшем случае – по своей «технологии» (у каждого из которых она опять же своя). В худшем случае документ сохраняется на рабочем столе компьютера бухгалтера под именем Doc1, Doc2, Doc3. Со временем на рабочем столе создается полный бардак + в дальнейшем, чтобы исправить какой-то документ или сделать на его основе новый приходится тратить не менее 30 минут.

Все бухгалтера сохраняют документы по одной технологии, называют документы так, что их легко идентифицировать и найти, хранят их в месте, к которому имеют доступ другие сотрудники, работающие с этими документами по определенным принципам.

Ну согласитесь, вряд ли вы можете быть уверенными в том, что все бумаги на своих местах, если эти места никем не определены  и никто не отвечает за сохранность документов!

Или бывает так, что места определены вашим бухгалтером (секретарем, кадровиком), но при этом нигде нет описания, где можно найти определенный документ, по какому принципу хранятся документы в папках, когда они в эти папки попадают (сразу или спустя какое-то время, какое, почему) ...

  • Когда документы прошиваются, пронумеровываются и прошнуровываются?
  • Когда сдаются в архив?
  • Какой срок хранения?
  • Когда можно уничтожать документы, можно ли, и какие?
  • Кто отвечает за сохранность, выдает документы, в каком порядке и когда?
  • Что делать, когда оригинал документа нужен для сторонней организации, как потом вернуть его обратно в бухгалтерию и не забыть об этом?

А если бухгалтер (кадровик, секретарь) меняется, и новый сотрудник привык хранить документы в других местах?

Как он будет действовать?

На все эти вопросы в организации может отвечать регламентный документ. Некоторые организации описывают все эти вопросы в документообороте. Мы в своем центре  предпочитаем создавать отдельные регламентные документы для своих организаций или организаций клиентов. И теперь мы можем предложить воспользоваться готовым, протестированным вариантом!

Состав Технологии хранения документов и формирования папок

Каково же содержание технологии? Давайте посмотрим:

  1. Шаблон "Сведения об организации"
  2. Набор схем: состав папок для хранения бумажных документов
  3. Описание технологии формирования каждой папки
  4. Технология регистрации и создания базы данных документов
  5. Технология хранения документов в компьютере
  6. Перечень всех документов с указанием на папку
  7. Шаблон Структура размещения папок в организации
  8. Шаблон Архивирование документов
  9. Выемка документов из папок

Из описания вы уже наврняка поняли

ПРЕИМУЩЕСТВА РАБОТЫ ПО ТЕХНОЛОГИИ

Масштабируемость

Можно внедрить на всех предприятиях, входящих в состав холдинга. В этом случае ими проще управлять и контролировать. Плюс колоссальная экономия!

Наглядность

Удобный и наглядный формат в виде схем и картинок, а также привычный формат Excel файлов

Легкость использования Большинство материалов готово для распечатки на принтере и использованию сразу после получения. Часть таблиц придется заполнить вашими сведениями, чтобы регламенты стали по настоящему "вашими".
Экономия времени Быстрая подготовка к налоговой проверке
Экономия места и денег Сокращение места на хранение документов и экономия канцтоваров
Преемственность

Сотрудники приходят и увольняются, а заведенный благодаря технологии порядок в бухгалтреии - сохраняется!

Технология необходима

для обеспечения сохранности документов  и сокращения времени их обработки и поиска.

 

Перейти к оформлению заказов

Кто автор технологии?

Елена Глоткина
Эксперт по наведению порядка в бухгалтерии.

Специалист высшегого класса  по систематизации бизнес-процессов в бухгалтерии,

Автор  многочисленных статей для журналов, тренингов и мастер-классов для бухгалтеров и для руководителей.

Успешный предприниматель с 2004 года. Практик, так как сама долгое время работала главным бухгалтером,  начальником отдела аудита в холдинге. С блеском готовила компании к налоговым проверкам, защищала интересы компаний в суде, отстаивая интересы компаний на миллионы рублей.

В настоящее время Генеральный директор аутсорсинговой компании ООО «7бизнес».

Поэтому вы можете быть уверены в качестве технологии. Мы пользуемся ей сами, и храним по ней документы и формируем папки наших клиентов.

И конечно ею с удовольствием пользуются компании, чью бухгалтерию мы пока не ведем))

Вот что говорят покупатели технологии!
Рустам Исхаков

Наша компания ООО «Управляющая компания «Рустал» столкнулась с такой проблемой как  хранение документов, поэтому была вынуждена разрабатывать  свою систему, что заняло очень большое время и привело к многочисленным спорам из-за разных подходов к этой проблеме. После чего мы узнали о Технологии хранения документов и формирования папок Елены Глоткиной. Благодаря приобретенной  технологии, нам удалось быстро и качественно внедрить ее на практике. Сейчас для нашей компании не существует такой проблемы как длительный поиск документов или переделка документов из-за неверного оформления. Чего и всем желаю!

Rustyam Iskhakov <rustyamiskhakov@gmail.com>

Rustal.ru

Дмитрий Соловье

В бухгалтерии моих компаний  документооборот ведется по технологии, созданной Еленой Глоткиной. Я имею доступ к электронной базе данных документов и в любой момент могу получить документ, который меня интересует. Без обращения к бухгалтеру. Потому что все просто, и понятно. А главное, я уверен, что бумаги в моей бухгалтерии – в полном порядке!

Дмитрий Соловьев

Бизнес-тренер и эксперт в области электронной коммерции, предприниматель.

migbusiness.ru

https://vk.com/migbusiness

 

Ваша технология формирования папок это нечто!

Она действительно стоит своих денег. Сначала мне было непривычно и казалось неудобным формировать папки согласно технологии. Но потом оказалось, что так действительно легче найти информацию, и сгруппирована она идеально по смыслу. К примеру. Захотела налог на прибыль проверить. Пожалуйста. Открываем нужный раздел отчетов, вот они все четыре. И регистр-расчет подшит со всеми ссылками на документы. И так по каждому виду отчетов. И первичка теперь идеально сгруппирована.

Спасибо вам огромное!

Вотти Анна Анатольевна,

главный бухгалтер  ООО "УНИКЭ"

nyrahonchik@mail.ru

Марина Ильинична Бабич

 Работаю в аутсорсинговой компании по Технологии хранения документов и формирования папок, разработанную Еленой Глоткиной уже больше года. Это очень удобно, когда по всем компаниям, которые у нас на обслуживании, документы и в компьютерах и в папках хранятся по одинаковым принципам. Найти любой документ можно в течение 2 минут.  А шаблон Сведения об организации – бесценен, потому что не нужно запоминать что в какой компании где, когда менялись реквизиты или должностные лица,  программы и прочие сведения. И конечно остальные элементы технологии это приятные и очень здорово облегчающие работу бухгалтера «мелочи», которыми лично я пользуюсь с большим удовольствием и благодарностью.

Марина Ильинична Бабич

Главный бухгалтер аутсорсинговой компании

mar88b@mail.ru

Мы могли бы поместить сюда десятки отзывов, но разве у вас есть время на их чтение? Мы уверены, что у Вас уже чешутся руки получить и начать пользоваться нашей технологией!

Технология хранения документов

и формирования папок

уже используется в компаниях

может использоваться в компаниях

  • аутсорсинговых
  • холдингах
  • производственных
  • оптовых
  • оказывающих услуги
  • продающих недвижимость
  • малых
  • средних
  • крупных
  • розничных
  • интернет
  • сервисах
  • тренинговых
  • посреднических
  • туристических
  • и пр…

Как вам получить свою технологию?

У вас есть несколько вариантов

Вариант 1.

Поручить своему бухгалтеру (организации, ведущей учет) его разработку.

Это неплохой вариант, когда у них есть на это время и соответствующая квалификация.

Из минусов - когда бухгалтеру поручают дополнительную работу, тем более такую, которую он возможно никогда не выполнял, и которая вряд ли будет ему дополнительно оплачиваться, то скорее всего выполняться она будет медленно и  кое-как.

Если поручать эту работу вашей обслуживающей организации аутсорсеру - это будет стоить вам дополнительных затрат.

Вариант 2.

Поручить разработку сторонней организации. Вариант обычно более дорогостоящий. Да и не все аудиторские и бухгалтерские компании сами работают по технологиям и способны разработать ее для вас.

Вариант 3.

Купить готовый вариант у нас и доработать его самостоятельно под нужды вашей организации.

При этом вы можете приобретать части технологии отдельно. Стоимость каждой из них 2990 рублей.

Но имеет смысл сэкономить. И купить весь комплект. Это обойдется вам дешевле на 5910 рублей. (9 частей каждая стоимостью 2990 обошлась бы вам в 26910 рублей)

Весь комплект готовых шаблонов, инструкций, строит  всего 21000 рублей!

Ддя того, чтобы получить свой комплект 

  1. нажмите на кнопку оформить заказ
  2. выберите способ оплаты
  3. если вы хотите оплатить от вашй организации, выберите безналичную оплату и выпишите счет для своей бухгалтерии
  4. оплатите
  5. после оплаты сообщите о ней нам на почту mail@7biznes.ru
  6. приложите к письму скан документа об оплате, и напишите, как можно с вами связаться
  7. приложите к письму карточку вашей организации, чтобы мы могли оформить акт для вашей бухгалтерии
  8. получите ссылку на скачивание технологии
  9. скачайте файлы, посмотрите видео о порядке внедрения
  10. распечатайте нужную часть и начните работать!

 Итак, только вам решать, будет ли в вашей бухгалтерии порядок!

 

 

Цена: 20 990 р.
 

Внимание!

Если вы - бухгалтер,

и хотите, получить нашу технологию для своей организации,

скачайте Коммерческое предложение для руководителя!