KPI в бухгалтерско-финансовой службе

03-04 апреля 2013

 KPI в бухгалтерско-финансовой службе

Бухгалтерия - очень ответственное и неравнодушное подразделение, зачастую, самое ответственное в компании.

Но правильно преподнести, показать свою работу, и главное, объем своей работы, очень часто главный бухгалтер правильно не может.

Часто преобладают эмоции, крик души: “Ужас, как много работы прибавилось за последний год, ночами уже приходится на работе сидеть, а дополнительного человека не дают”! Или: “Почему эту работу должна делать бухгалтерия???” и т.д.

Почему так происходит?

Потому что нет нормальных показателей оценки деятельности бухгалтерии.

Самое интересное, что попытки сделать KPI для бухгалтерии делаются коллегами-консультантами регулярно.

Вот только получается, к сожалению, все как-то далеко от того, что нужно. Как правило, все ограничивается самыми примитивными вещами, типа “Объем штрафов, выписанных налоговой инспекцией”.

И дается нехитрая математическая формула - сколько штрафов начислено - столько премии главный бухгалтер недополучил. А  тот факт, что зачастую в штрафах виновата не бухгалтерия, а другое подразделение (хотя бухгалтерия предупреждала о последствиях), в расчет почему-то не берется.

Систему KPI для бухгалтерии пытаются разработать те, кто разрабатывает такие системы и для продажников, и для логистов, и для производственных служб. То есть люди, имеющие представление о бухгалтерии очень приблизительное.

Мы же имеем непосредственный опыт работы не только “с бухгалтериями”, но и  “в бухгалтериях”, в том числе опыт работы главным бухгалтером.

И знаем, какие показатели KPI действительно в бухгалтерии нужны

Если говорить конкретнее, то у нас в семинаре выделено порядка 60 показателей, которые нужно внедрять постепенно, по мере наведения порядка в бухгалтерии.

Выделено 4 этапа, то есть показатели разбиты на 4 группы.

Первая группа - в ней порядка 15 показателей, которые жизненно необходимо внедрить с самого начала. Это так называемые показатели КАЧЕСТВА (или ТЕХНОЛОГИЧНОСТИ) работы бухгалтерии, так как  если эти показатели находятся на низком уровне, резко повышаются риски возникновения критических ошибок в отчетности.

И только на втором месте находятся показатели ЭФФЕКТИВНОСТИ работы бухгалтерии.

Кстати, возвращаясь к KPI “Объем штрафов, выписанных налоговой инспекцией”. У нас есть похожий аналог, называется он “Количество доначислений по данным налоговой инспекции, не опротестованное в суде или при досудебном урегулировании”.

Но в нем есть ключевая разница: это количество доначислений не вкладывается в автоматический расчет премии бухгалтера. По нему проводится достаточно глубокий анализ: динамика этого показателя во времени - растет он или падает, с какими причинами связаны наиболее крупные претензии налоговой инспекции, насколько они обоснованы, и так далее.

И даже если вина главного бухгалтера  или бухгалтера на том или ином участке в каких-то суммах есть, он не депремируется, так как сумма наказания нам вряд ли компенсирует потери от штрафов.

Просто такие случаи, и особенно их повторение говорит нам о том, что нужно принимать принципиальное решение о расставании с таким сотрудником во избежание возникновения еще больших проблем в будущем.

Для главного бухгалтера наши показатели очень серьезно помогают по двум направлениям:

1. Позволяют на цифрах показать генеральному директору качество и эффективность работы бухгалтерии, заявить о имеющихся проблемах и вариантах их решения

2. Контролировать качество работы своего подразделения в текущем режиме, выявлять локальные болевые точки и проблемы в работе каждого из подчиненных и оперативно их решать.

Наша система KPI, или как мы ее называем, KPIB (ключевые показатели эффективности бухгалтерии), представляет собой систему индикаторов различных аспектов повседневной работы бухгалтерии. Эта система чем-то напоминает приборную доску в кабине пилотов самолета. По этим приборам летчик может понять, протекает ли полет в штатном режиме, или возникли какие-то отклонения. Так же и главный бухгалтер, получая регулярную информацию о значениях набора показателей, может увидеть, насколько все идет правильно, или на каком-то из участков требуется оперативное вмешательство, чтобы не было непоправимых последствий.

Здесь нужно, наверное, сказать о формате семинара.

Этот семинар - не лекция, и уж тем более не упакованная коробка с универсальным перечнем показателей - скопировал в Положение о премировании и “вперед и с песней”.

Ждешь, когда месяц закончится, база для расчета показателей сформируется, и проценты к премии по формулам рассчитаются.

На нашем семинаре мы вместе с участниками рассматриваем конкретные показатели, анализируем их тонкости применения в конкретных компаниях.

Кроме этого очень четко даем понять, что с каждым показателем, если он начал использоваться, нужно серьезно и вдумчиво работать, глубоко анализировать полученные значения.

Нет ничего хуже, чем незаслуженно обидеть хорошего сотрудника формальной оценкой его работы.

Можно просто потерять этого человека, а найти нового хорошего бухгалтера ой как непросто.

Поэтому мы проводим семинар для участников, которые пришли не просто послушать что-то новенькое, а которые уже активно пробуют заниматься правильной оценкой деятельности бухгалтерии в своих компаниях, и хотели бы обсудить все возникающие в связи с этим вопросы и проблемы.

Обсуждаем ключевые показатели эффективности (KPI) для бухгалтерии, их структуру, смысл и базовые значения.

1. Основы системы KPI и структура KPI для оценки работы и определения вознаграждения бухгалтерии. Базовые принципы построения системы KPI.
2. Псевдо-KPI: как отличить правильный и полезный показатель от “просто красивого”.
3. Четыре группы KPI: качество, экономика, комфорт, системность. Четыре этапа внедрения.
4. Качество процесса и качество результата в работе бухгалтерии. На чем сосредоточить внимание.
5. “Пуд соли” KPI. 16 показателей качества, которое решает все. Обсуждаем самые первые и важные: сами KPI, как их получать и как ими пользоваться
6. Отличия в составе KPI для разных должностей в бухгалтерии (от главного бухгалтера до младшего операциониста).
7. Декомпозиция KPI  работы бухгалтерии в целом на KPI работы каждого сотрудника бухгалтерии. Как перейти от общих KPI типа «своевременности и качества формирования отчетности» к индикаторам по конкретным рабочим местам.
8. Связь KPI и системы нормирования. KPI как индикатор загрузки бухгалтерии (достаточности персонала).
9. “Чертова дюжина” KPI второй очереди. Экономика бухгалтерской функции - это тоже очень важно. Когда качество настроено :)
10. Особенности KPI  в зависимости от бухгалтерского участка (материалы, зарплата, касса и банк, основные средства, взаиморасчеты и т.д.). Особенности «налоговых» KPI (НДС, налог на прибыль).
11. Использование KPI при разработке должностных инструкций бухгалтеров и Положения о бухгалтерии. Пример Положения о премировании и нематериальном поощрении на основе объективных KPI
12. “Горячая десятка” по версии  Финансового Директора. KPI третьей очереди. Страгегическая экономика бухгалтерии
13. Технологии контроля и качественной оценки выполнения индивидуальных и общих KPI. Методические, технические и организационные инструменты сбора и анализа информации.
14. Что делать, если вскрыты ошибки прошлых периодов, по результатам  аудиторской или налоговой проверки. Справедливые наказания и KPI. В каких случаях бухгалтер не может быть признан виновным в совершении ошибки.
15. Когда все уже хорошо :). KPI четвертой очереди - “высший пилотаж”. Обзор перспективных показателей “на вырост”.
16. Периодичность пересмотра и условия корректировки KPI, утвержденных для бухгалтерии
17. Интеграция системы KPI для бухгалтерии в мотивационную политику компании. Соответствие стратегическим целям (BSC), а также KPI соседних подразделений (продавцы, производственники, снабженцы).
18. Подведение итогов, ответы на вопросы, обсуждение перспектив

Будет полезен

• главным бухгалтерам, которые хотят, чтобы их работу по настоящему ценили;
• генеральным директорам, которые мечтают о том, чтобы всё в компании работало на результат, а не “как получится”;
• руководителям службы персонала, ответственных за разработку системы KPI.

Стоимость участия: 22 000 рублей за 1 участника.

Ведущие: Маркичев И.В., Меньшиков П.В.

Статья Игоря Маркичева "Kак померить порядок в Бухгалтерии"

Статья Павла Меньшикова "Правильная мотивация Бухгалтерии