Вход / Регистрация
7BIZNES.RU
Возьми и наведи порядок в бухгалтерии!

Какие папки должны быть в Вашей бухглатерии?

Приветствую, коллеги!

Вчера я обещала Вам, что каждый день мы будем высылать ссылку на 1 видео, в котором будет рассказано об одной из частей нашей Технологии хранения документов и формирования папок.

И вчера Вы получили ссылку на 1 видео, в котором я рассказывала о бесценном шаблоне

«01.Шаблон Основные сведения об организации»

Сегодня я хочу рассказать о другом документе, который входит в состав Технологии

 

Он называется  «02.Набор схем:  состав папок для хранения бумажных документов»

Это регламентный документ, который  закрепляет сколько, каких папок, какого цвета должно быть в Вашей организации, чтобы сократить время на поиск, подготовку и архивирование документов на 40 процентов.

Зачем нужен этот документ в Вашей бухгалтерии? Ведь и так вроде все понятно… Каждый бухгалтер знает, какие папки должны быть в организации…Банк, Касса, Отчетность, Договора и т.д…. НО каждый из бухгалтеров, который пришел работать в новую компанию, почему то первое время  все же, затрудняется найти какие-то из них… Пока он не изучит принципов хранения документов, принятых в этой организации.  Потому что в какой-то организации Счета – это отдельная папка. В какой-то организации такой папки вовсе нет, потому что счета подкалывают к платежным поручениям, и складывают в папку Банк. В каких то организациях счета хранят в папке с договорами. В каких-то с договорами, актами и счетами-фактурами. И таких примеров масса. Наш документ показывает наглядно , какие же папки лучше иметь в организации, чтобы документы сразу легко и просто было найти в них. Кроме того, такой состав папок появился не случайно. Дело в том, что если иметь именно этот набор, то  процессы подготовки документов для налоговой проверки (неважно камеральной или выездной) становится в разы проще. Потому что бухгалтеру не придется вытаскивать из папок тех документов, которые в данный момент не запрашивают проверяющие. Да и процессы архивирования в дальнейшем тоже облегчаются. Ведь у всех документов свой срок хранения.

И конечно в «02.Набор схем:  состав папок для хранения бумажных документов» содержатся папки не только бухгалтерские, но и для юристов, и для кадровиков.

Кроме того, наша технология предлагает цветовое разнообразие папок. То есть, не так, как принято во многих организациях, все папки одного года – зеленого цвета, другого – красного и т.д.

По нашей технологии  один цвет объединяет папки, в которых хранятся документы, объединенные каким-то одним признаком. Например, все документы, касающиеся учета денег – одного цвета. И так далее.

Конечно, можно продолжать хранить документы Вашей компании так, как Вы привыкли.

Но с этим набором схем Вы один раз и навсегда закрепите в организации неизменный порядок, с которым будет очень легко знакомится новичку, и с которым даже руководству будет приятно и понятно работать. И да, многие бухгалтера, которые стали работать с этим набором и завели папочки в своей бухгалтерии в соответствии со схемами,  писали мне, что руководители стали их ценить больше. Потому что порядок в бухгалтерии стал ВИДЕН невооруженным глазом!!!

 

И еще, отвечу на несколько вопросов, которые иногда задавали наши покупатели

1. Данный состав папок рекомендуется всем организациям, даже находящимся на УСН?

Да, мы рекомендуем использовать данный порядок даже таким организациям. Ведь никому не известно, как долго Ваша организация будет находиться на этом режиме налогообложения. И когда нужно будет перейти снова на ОСН, Вам не придется перелопачивать и перекладывать документы в папках.  Да и как уже было сказано, сроки хранения у многих документов разные. И кроме того, порядок закрепленный нами, как говорится "интуитивно понятен"))

2. Можно ли использовать данный состав папок в Казахстане, на Украине и пр. бывших Советских Республиках?

Да, ведь законодательство наших стран похоже. Кроме того, документы составляются те же. Да и иностранные компании, имеющие предствавительства в нашей стране, тоже могут использовать данный состав папок.

Единственно кому не подойдет данный состав - это зарубежные компании, которые НЕ работают в России. Потому что в других странах мира нет необходимости собирать и хранить такое количество документов, как в России.

3. А если у нас холдинг, или аутсорсинговая компания? И у каждой организации свои особенности?

Тогда для Вас это вообще незаменимый инструмент! Ведь в данном составе папок есть папки, учитывающие все особенности компаний. И производственных, и транспортных и консалтинговых. Хотя безусловно, в каждой из этих компаний могут быть такие особенности, которых мы не учли. Ну вдруг... В этом случае к этому существующему набору просто добавляются одна-две папки с "особенными" документами. Весь основной состав от этого не страдает. Зато благодаря внедрению этого состава папок Вы обеспечите единообразие и легкую внутреннюю проверку, если в этом возникает необходимость. Да и текучка кадров не так страшна, когда по всем процессам бухгалтерии их порядок закреплен регламентными документами.

Для того, чтобы получить представление о том, что же это за документ, смотрите видео.

И да, для тех бухгалтеров, которые хотят сделать все сами, посмотрев видео, они смогут это сделать. Они сами в своей компании могут создать такой документ и подняться на небывалую высоту в глазах руководства, представив его не рассмотрение и внедрение в компании. Другой вопрос,  сколько времени и сил они потратят на создание того, что можно получить в готовом виде всего за 2990 рублей…

Но это только Ваш выбор.

Как и то, будет ли в Вашей бухгалтерии порядок!

Начните наводить порядок в документах бухгалтерии именно сейчас, ведь именно сейчас, у Вас больше свободного времени, пока нет отчетности. Да  и вероятно Вы, отдохнувши после отпуска, готовы к новым свершениям. И для этого сейчас лучшее время!

На связи, всегда Ваша, Елена Глоткина.

Эксперт по наведению порядка в бухгалтерии,

автор технологии хранения документов и формирования папок

и автор многочисленных публикаций в профильных журналах.

P.S. Я обещала, что к сегодняшнему письму будет приложено коммерческое предложение и образец служебной записки для бухгалтеров. По техническим причинам пока у нас не получается это сделать. ПОЭТОМУ, если они Вам нужны, напишите нам пожалуйста письмо на адрес audit@7biznes.ru и мы с удовольствием вышлем Вам эти документы  лично. С очень выгодным личным предложением))

Поделиться

Комментарии

Добавить новый комментарий

Гость

Неправильной бухгалтерии не бывает.

Бывает неправильная организация учета.