"Александрам Матросовым" от бухгалтерии посвящается...

Наверное каждый помнит подвиг советского солдата Александра Матросова, который бросился на амбразуру дзота и закрыв его своим телом дал возможность своему взводу выиграть несколько минут без вражеского обстрела.

Знаете, недавно мне подумалось, что иногда бухгалтеры вынуждены совершать подобные подвиги, бросаясь на спасение компаний, которые попросили их навести порядок в бухгалтерии. Они закрывают собой дыры, наличие которых может сильно навредить компании. Они жертвуют если не своей жизнью, то уж точно своим временем, а иногда и своим здоровьем. Конечно, подвигом в обычном смысле это не назовешь, но как сказано в фильме "Тот самый Мюнхгаузен" - "что-то героическое в этом есть!"

Так вот, чтобы подобные подвиги приносили только удовлетворение и радость, а так же благодарность, читайте данную статью, в которой рассказывается о том, что делать, если Вас позвали наводить порядок в бухгалтерии в чьей-то компании.

И тут каждый читающий эти строки бухгалтер наверняка вспомнит хотя бы один случай из своей практики. Например, когда ему предлагали навести порядок в бухгалтерии за прошлым бухгалтером, после которого остался бардак (и хорошо, если такой бухгалтер был там один). Или когда в компании какое-то время бухгалтера вообще не было, а за время его отсутствия образовался завал.

Обычно это наведение порядка называется восстановлением учета. Но зачастую только учет восстановить не достаточно, на самом деле нужно сначала организовать пространство в бухгалтерии, разложить все по полочкам, а потом уже и в учете порядок наводить, восстанавливать его при необходимости. И вот тут нужно как следует подумать, готовы ли Вы взяться разгребать чужие завалы? Пожалуй, Вам будет необходимо продумать и взвесить все за и против.

Например, в моей практике это случалось достаточно часто. И я всегда соглашалась взяться за такую работу. Но это я...Просто мне всегда было интересно видеть результат своей работы наглядно.

Вот, представьте себе: был ворох бумаг, а стала полочка со стройными рядами подписанных папок с реестрами. Вот была оборотка с красными цифрами и не соответствующими документам остатками, и не закрытыми счетами затрат, а стала красивая, без красных и нереальных цифр. Вот была куча непонятных файлов на компьютере, а стала интуитивно понятная система хранения электронных документов. И т.д.

Но иногда конечно бывало и так, что я бралась за наведение порядка и потом понимала, что на него уйдет гораздо больше времени и сил, чем ожидалось, а вознаграждение не соответствует той нагрузке и срокам, о которых мы договорились с Заказчиком. В результате я для себя разработала алгоритм, для того чтобы оценивать следующее:

объем работы,
сроки выполнения (могу ли я обещать, что данная работа будет выполнена в нужный Заказчику срок или мне стоит увеличить его?)
стоит ли вообще браться за такую работу...

Если у Вас сейчас подобная ситуация, читайте дальше. И не просто читайте, а действуйте!

Итак, Вас приглашают работать в компанию, где надо наводить порядок в бухгалтерии. Если в принципе Вам интересны сложные задачки, скажите Заказчику, что перед тем, как принимать решение, Вы должны увидеть своими глазами объем работ.

Если он согласен, подготовьте к встрече список всех моментов, которые Вам нужно увидеть своими глазами, список вопросов, ответы на которые нужно получить. Затем идите к Заказчику. Попросите отвести Вас в бухгалтерию, и там внимательно смотрите по сторонам, задавайте вопросы, делайте себе пометки, проверяйте, считайте…И главное - смотрите своими глазами, а не просто слушайте, что Вам говорят. Прямо берите и проверяйте! Даже если Вам сразу ответили на какой-то вопрос, Вы должны сказать: “Хорошо, а теперь покажите мне это”. Побудьте как бы в роли проверяющего. Только пожалуйста, не надо давать никаких оценок или делать выводов раньше времени, и уж тем более сообщать о них Заказчику!

Итак, на чтобы я обратила внимание:

Есть ли кто-то, кто передаст Вам дела в бухгалтерии, покажет где что лежит, находится, даст ссылки, пароли, данные.
Хранение документов. Есть ли описанная технология, которой следовали или следуют в организации. Где, и как, и по какой системе, методике, и за какой период хранятся бумаги. Есть ли прописанный документооборот. Какое количество папок в год необходимо для документов. В каком виде хранятся документы за последние три года.
Хранение электронных документов. Есть ли описанная технология их хранения, которой следовали, или следуют в организации. Где, и как, и по какой системе, методике, называют электронные документы и хранят их. Есть ли какой то общий диск, на котором хранятся документы бухгалтерии и к которым имеет доступ какое-то количество сотрудников.
Какими программами пользуются в бухгалтерии и какие отчеты сдают, есть ли календарь сдачи отчетности с отмеченными на текущую дату уже сданными отчетами.
В каком состоянии находится учет в бухгалтерской базе.
Какие отчеты, помимо установленных законодательством, необходимо предоставлять. С какой периодичностью, кому ( например директору, собственнику, банкам, инвесторам и прочим) . Должны ли быдете их готовить Вы. Если да, то начиная с какого периода.
Есть ли кто-то, кто будет заниматься бухгалтерским сопровождением текущей деятельности пока Вы восстанавливаете учет и наводите порядок в предыдущих периодах.
Сколько человек трудоустроено в компании, какие системы и методы оплаты применяются, сроки начисления и выплат. Есть ли задолженности по начислениям и выплатам.
Налоговые проверки. Когда были в последний раз, за какой период проверяли, ожидаются ли в ближайшее время, есть ли предпосылки.
Количество банков, счетов, примерное количество проводок по банку в месяц. Наличие кассы и документов по ней.
За какой период и что необходимо проверить и восстановить в учете.
Кто будет в моем подчинении, распоряжении или помогать.
Готова ли организация нести дополнительные расходы на покупку чего-то, что улучшит и ускорит процесс наведения порядка. Например, если в компании своей описанной технологии нет, то приобрести необходимую технологию хранения документов и формирования папок.
В какой срок необходимо все закончить.

После сбора информации составьте список областей, где понадобится наводить порядок.

Оцените объем работ, и сделайте хотя бы приблизительную оценку времени, которая на это понадобится. При этом оценку времени, сроков делайте исходя из того, что Вы не будете перерабатывать больше положенного рабочего времени, задерживаясь на работе или работая в выходные. Теперь увеличьте этот срок вдвое, потому что:

наверняка обнаружатся дополнительные данные, о которых Вы не знали сейчас,
обычно мы склонны недооценивать те усилия и время, которые нужны на выполнение задачи.

Посмотрите календарь с выходными и праздничными днями, и поставьте дату, до которой наведение порядка должно быть завершено.

Подумайте, какие помощники могли бы помочь Вам, на сколько можно было бы сократить срок при наличии какого количества и качества помощников.

Как только Вы все посчитали, общайтесь с Заказчиком. Покажите ему объем и рассчитанные Вами сроки. Если он согласен сотрудничать с Вами, но его не устраивают сроки, предложите ему на выбор:

дать Вам необходимое количество помощников на необходимый срок (вы же уже их посчитали)
оплатить Вашу переработку (если Вы идете к нему по трудовому договору) или увеличенный счет в связи со срочностью (если Вы ИП и будете сотрудничать с ним по договору на оказание услуг)

В зависимости от того, что он ответит, и как, примите решение, стоит ли Вам браться за этот проект, или стоит поискать более комфортный. Только не позволяйте себе отказываться от проекта, если у Вас промелькнула мысль, что Вы не справитесь. Если чувствуете, что в чем-то не очень сильны, но при этом готовы разобраться, просто честно скажите об этом Заказчику. Нормальный человек поймет, что нельзя разбираться во всем идеально. И оценит Ваше стремление разобраться и стать компетентнее.

Итак, надеюсь, информация из этой статьи поможет Вам принять решение и получить необходимые сведения для начала работы над проектом.

Если у Вас был опыт по наведению порядка, поделитесь им в комментариях, наверняка другим читателям будет интересно!

Буду рада так же любым откликам на статью или вопросам. Следите за публикациями на сайте, продолжу развивать тему порядка в бухгалтерии в следующих статьях!

С наступающими всех праздниками! И пусть они будут для Вас продуктивными и вдохновляющими!