Технология безупречной

Технология безупречной подготовки документов для предоставления в любую организацию (включая банк, ИФНС, фонд и пр.)

Хотите, чтобы все передаваемые куда-либо документы приносили нужный результат?

И при этом вы слишком заняты, чтобы контролировать еще и подготовку документов ...Но не можете не делать этого, потому что без этих документов вашей организации

• не позволят участвовать в тендерах или конкурсах
  арестуют счета
  
• оштрафуют
  
• не предоставят кредит
  
• не проинвестируют вашу новую замечательную идею?

Если в вашей организации встречаются ситуации, когда в самый последний момент выясняется, что:

• одного документа не хватает, потому что его еще не забрали у поставщика
  
• другой документ недооформлен должным образом
  
• на третий кто-то поставил кружку с кофе и пролил немного
  
• четвертый документ вообще сначала нужно было запросить в государственной организации (и срок выдачи его намного превышает то время, которое осталось до предоставления документа)
  
• в последний день вам заявляют, что оказывается нужно было получить справку, для получения которой сначала нужно получить другую справку...

И все это нужно успеть сделать к завтрашнему дню!

И еще выясняется, что это не сделано потому, что были самые неотложные другие дела!

В результате, чтобы документы были предоставлены если не в срок, то хотя бы с небольшим опозданием, в компании начинается нервотрепка и сваливание вины друг на друга, беготня с высунутым языком, оплаты выдачи срочных справок, просьбы и взятки принимающей документы стороне...

В общем, дополнительные затраты сил, времени и денег.

Если в вашей бухгалтерии пылятся кипы с копиями переданных куда либо документов, и при этом найти в них что-либо невозможно...

Если для вас хотя бы половина из перечисленного - это знакомая картина...

Если документы представляются в таком виде, как на фотографиях...

 
То самое время предпринимать меры.

Что чувствует получатель таких документов?

Получатель документы берет, (зачастую брезгливо и одними кончиками пальцев, настолько неряшливо они выглядят), и закидывает их в “долгий” ящик, поскольку с такими документами работать неприятно и хочется оттянуть этот момент.

И хорошо еще, если с вашими бумагами будет сопроводительное письмо, на втором экземпляре которого распишутся об их получении. А то ведь некоторые организации умудряются не сделать даже этого! И тогда их документы теряют... а доказать, что Вы их предоставляли - невозможно...

Это не шутка! Я знаю это не понаслышке! За время своей практики я не раз наблюдала данную картину!

А ведь мой опыт содержит не только опыт “простого труженика бухгалтерского тыла!”

В нем есть много интересных моментов, и даже участие в составе комиссии, принимающей решение о том, кому из предпринимателей по какому бизнес-плану стоит предоставлять субсидии, а чьи бизнес-планы даже не будут рассматриваться!

Раз вы на моем сайте, то вы наверняка знаете, что я являюсь Экспертом по наведению порядка в бухгалтерии .

Многие даже знают, что я являюсь также Победителем конкурса «Московский предприниматель 2010» в своей номинации ...

Да, я обещала рассказать, как я вырвала победу в своей номинации в этом конкурсе у нескольких организаций нашего района, большинство из которых являются достаточно крупными аудиторскими или консалтинговыми организациями.

Усаживайтесь поудобнее. Итак....

Я принесла папку с документами на конкурс “Московский предприниматель 2011” - в последний день, последний час и последние минуты их приема, просто потому что узнала о конкурсе за один день до этого.

И когда я пришла, то увидела женщину, которая раскладывая на столе, “сортировала” документы от других предпринимателей и организаций.

Стопка была внушительной, папки - различной опрятности. Она их раскладывала, выбирая те, что посимпатичнее и выкладывая их наверх.

Я подала свою папочку с документами. Небольшую. Но когда она взяла ее в руки, и стала листать, лицо ее прояснялось! (я видела это и мне было так приятно!)

А потом она позвала из-за соседнего стола другую сотрудницу и похвалилась ей моей папкой! Мол, смотри, вот если бы все в таком виде документы приносили! А мне она сказала: “Какая Вы молодец, Вы меня под конец дня очень порадовали! Такого порядка в документах я еще не видела!”

А я улыбнулась ей в ответ: “Порядок в бухгалтерии, а значит и в документах - это же моя специализация, и даже больше - мое профессиональное кредо!”

И знаете, она положила мою папку поверх всех остальных! А я пошла домой совершенно уверенная в том, что уже победила!

Конечно, при принятии решения о победе оценивали не только опрятность и порядок в документах, но и данные в них содержащиеся… Но при прочих равных условиях как Вы думаете, учитывался этот момент?

Я уверена, что не эта сотрудница принимала решение о том, кому вручить победу. Но я почему-то думаю, что некоторые папки с документами могли даже не попасть на рассмотрение комиссии.

По крайней мере, некоторые из тех, которые я видела, я лично даже не потрудилась бы изучать!

Хотите чтобы  и Ваша организация добивалась побед в результате предоставления документов?

Итак, что нужно для того, чтобы создать нужное впечатление у получателя документов?

Вот несколько правил, которые нужно соблюдать:

Во-первых, не экономьте на канцтоварах!

Ну нельзя в наше время предоставлять документы в картонном скоросшивателе ДЕЛО №, ...похожее на “дела” 37 года! :) на котором ручкой нацарапано название Вашей организации, или вообще ничего не указано!

Используйте ярлычки, закладки, прокладки и прочие прелести! Сейчас такой выбор канцтоваров, что на любой вкус и бюджет можно придать достойный вид Вашим документам.

Во-вторых не обманывайте ожиданий получателя - соответствуйте!

Ну, например, бизнес- план должен соответствовать своему названию, а не непонятному вееру листов с непонятным предназначением.

Справка должна иметь соответствующий справке вид.

Папка в банк на получение многомиллионного кредита должна хотя бы выглядеть дорого!

В третьих - не забывайте о главном, о заголовках и печатях!

Отчеты, реестры и таблицы должны иметь названия и заголовки, чтобы взявший их в руки человек сразу понимал, о чем идет речь.

И ради бога, не забывайте о наличии печатей и подписей! А то ведь иногда из-за того, что какие-то документы не заверены или не имеют необходимых подписей и печатей, “заворачивают” целую папку с документами! Их даже не принимают к рассмотрению! Даже если все правильно и все готово!

Вот в общем-то и все. Ничего вроде сложного.

• Но,,, кто-то из сотрудников просто не задумался на тему внешнего оформления.
• Кому-то из сотрудников лень напрягаться и делать лишние движения, мол и так сойдет...
• Кто-то считает это занятие ниже своего достоинства (или оклада)...Мне мол не хватало еще только оформительской работой заниматься! Я документы предоставил, дальше дело не мое...
• Кто-то просто не знает, как это все правильно сделать...
• А кто-то ждет, чтобы руководитель потребовал. Объяснил, в какой форме должен быть получен результат. А еще лучше дал необходимый инструмент.

Но ведь все очень просто!

И мне хотелось бы помочь Вам ,

чтобы при подготовке комплекта документов в вашей компании было так:

1. Даже через несколько лет было легко увидеть, посчитать и проанализировать количество и качество подготовленных документов и полученный результат от их предоставления;
   
2. Вновь приходящие сотрудники не спрашивали у вас или у старожил - что и как нужно сделать для выполнения задачи подготовки документов, а сами без вашего или чьего-либо участия и обучения могли легко влиться в эту работу;
   
3.  Документы готовились заранее, с запасом времени на переделку каких либо из них ;
   
4.  В случае необходимости по требованию получателя учитывались все нюансы сроков получения и подготовки документов;
   
5. Каждый сотрудник знал что и когда он должен сделать - конкретно, пошагово;
   
6. Чтобы вы в любой момент всего по одному документу могли увидеть ход подготовки документов, даже если ответственный за подготовку сотрудник внезапно заболел, сбежал или уволился;
   
7. Можно было увидеть и оценить форму результата сразу, в первый же день начала подготовки документов;
   
8. Чтобы после отправки документов вы или любой сотрудник по Вашему заданию, в любой момент, могли одним движением увидеть - что, когда и в каком виде было передано и какой получен результат;
   
9. Чтобы со временем результат подготовки и предоставления документов неизменно улучшался;
   
10. Чтобы в случае отсутствия ключевых сотрудников подготовку документов можно было начать даже используя низкоквалифицированный персонал без потери качества подготовленных документов;
    
11. Чтобы история и копии переданных документов занимали одну папку, а не один стеллаж...;
    
12. Чтобы сотрудники сами стремились подготовить документы наилучшим образом, да еще и получали от этого удовольствие?

Вы считаете, так не бывает?
Или что это слишком похоже на сказку или на миф о крутой Американской компании, в которой все работает само?

Вы правы. Обычно в России по технологиям работают только в производстве. Бухгалтерию к производству не отнесешь, хотя у нее тоже есть свои продукты. А значит - должна быть технология их изготовления!

Это реальность, в которой живет моя компания и компании моих клиентов.

Просто наши сотрудники действуют по уже известной, обкатанной и описанной схеме, закрепленной в организации в документе под названием

Технология подготовки документов для предоставления.

Из чего она состоит ? Посмотрите эту интеллект-карту:

На самом деле файл Рабочая инструкция схема  - не один. Их 16. 8 в формате IPEG  и 8 в формате PDF. И Их очень удобно распечатывать и сажать на пружинку, тогда получается прекрасный, удобный, и очень наглядный альбом. Кстати, эта картинка выше - как раз и есть интеллект карта.

Эта технология является 2 шагом в системе наведения порядка в бухгалтерии.

Вновь пришедшие сотрудники, или фрилансеры, привлеченные на временную работу непосредственно для подготовки документов изучают в первую очередь мини-книгу .
Далее исполнители берут следующие элементы технологии:

- рабочую инструкцию в которой без лишних слов и пояснений (как в мини-книге) дана пошаговая инструкция -или схему инструкцию (кто как лучше воспринимает информацию)

и заполняют необходимые формы документов.

Если у них возникают сомнения в правильности заполнения документов они могут посмотреть примеры заполнения документов - как образцы. потому что они понимают, зачем делать каждый из шагов - об этом сказано в мини-книге.

У них уходит на подготовку документов минимальное количество времени

- потому что им не надо думать что и как сделать, или даже сказать, ведь у них есть образцы и формы документов, и даже скрипт разговора по телефону с получателем документов!

Некоторые сотрудники, которые впервые стали работать по технологии, сообщили мне, что стали получать при этом удовольствие, которого не испытывали раньше, ведь они стали выполнять свою работу легко, быстро и безупречно!

При этом все файлы созданы в наиболее часто используемых форматах, программы для чтения которых наверняка стоят на офисном компьютере

Даже если он не слишком современный.

Кстати, на этот случай файлы, созданные в программе Microsoft Excel - сохранены в двух вариантах 97-2003 года и в следующей версии.

А это говорит о том, что даже такие мелкие проблемы и загвоздки учтены!

А вот и один из отзывов, который мне дал бухгалтер :

 А вы хотели бы, чтобы и ваши сотрудники пользовались такой же технологией?

Как вам получить свою технологию?

Для этого  вам необходимо.

1. Оплатить любым удобным способом.
   
2. Зайти на сайт под своим логином и паролем и найти в разделе "мои продукты" - технологию.
   
3. Скачать файлы технологии.
   
4. При необходимости распечатать любой файл.  Рекомендую распечатать инструкцию в схемах, так как по ней очень удобно работать, когда знаешь все мелочи (из мини книги или текстового варианта инструкции.