Вход / Регистрация
7BIZNES.RU
Возьми и наведи порядок в бухгалтерии!

Чем заняться бухгалтеру на самоизоляции - 3?

В первой статье на эту тему я рассказала, что конкретно нужно делать, расписала  инструкцию из  11 шагов, проходя которые бухгалтер наведет порядок легко и без лишних движений и потерь времени.

Во второй статье я ответила на 3 вопроса:

- Почему начинать наводить порядок нужно с файлов на компьютере

-Зачем вообще вести этот файл «Сведения об организации», да еще и обновлять его! Ведь это лишнее время!

-Почему наведение порядка в бумажных документах начинается с текущего года, а не с позапозапрошлого года?

В ЭТОЙ статье я продолжу отвечать на вопросы, которые обычно задают бухгалтера, когда получают мою технологию.

 

Бухгалтер в самоизоляции- А что делать, если у меня на полках в бухгалтерии хранятся документы в папках за 10 прошлых лет (5, 7 или любое количество большее 3х)?  

Что ж, если Ваша компания работает более четырех лет, и за это время в папках не наводили порядок и не сшивали их, оставляя в папках, то скорее всего Ваша бухгалтерия напоминает склад папок с подписанными годами, и эти папки занимают очень много места. В этом случае сначала все равно надо выполнить те 11 шагов, о которых написано в инструкции, и только лишь потом приступить к папкам более ранних лет. 

Итак, 12 шаг в этом случае будет сшивание папок за 4 год, предшествующий текущему.  За этот год не обязательно проверять наличие документов, создавать реестры. Исключение будут составлять папки, касающиеся персонала и начисления заработной платы. По ним я рекомендую все равно делать реестр и проверить чтобы все документы были подшиты в них. Ведь срок хранения этих документов и сведений составляет 50 летний срок!   

Далее сшиваете документы за 5 год, предшествующий текущему. 

Что касается документов остальных лет, еще более раннего периода, то часть из них уже можно уничтожить. Руководствуйтесь при этом  сроками хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения. 

Ну или воспользуйтесь моей технологией, где все это описано и учтено. 

- Зачем создавать базу данных электронных документов?

Все очень просто. 

Во-первых в наше время налоговые очень часто при камеральных проверках требуют предоставления документов, причем по электронным каналам связи. Представьте, насколько быстрее и легче будет это сделать, когда все уже готово, собрано, отсканированно и систематизировано и вы за несколько минут можете сделать любой реестр благодаря имеющейся базе, просто выставив фильтры! 

Во-вторых, когда пройдет время и вы уничтожите бумажные документы, у вас сохранятся их электронные копии, которые могут вам все же понадобится. Такое конечно случается не часто, но согласитесь, приятно быть готовой к любым случаям жизни! 

В-третьих, ей удобно пользоваться и вам, не надо ничего запоминать, открыли базу и увидели, кто кому когда и что. Потом еще открыли электронный документ и получили оттуда все сведения, не надо лезть в папку с документами, не надо даже находиться в одном помещении с ними! Можно все посмотреть удаленно, послать куда необходимо и т.д. 

 - Зачем документы прошлых лет сшивать, складывать в коробки, да еще и обклеивать эти коробки реестрами с трех сторон?

Сшивать и складывать в коробки - чтобы освободить место в бухгалтерии и папки

Обклеивать коробки с трех сторон - для того, чтобы можно было поставить их на стеллаж любой стороной, так, чтобы при подходе к стеллажу человек видел реестр и мог по нему убедиться, что именно в этой коробке есть нужные ему документы, не двигая, не доставая и не переворачивая ее. 

Согласитесь это очень удобно, и да это часть моей технологии архивирования, которой я делюсь с вами! 

Вот и все вопросы, которые мне обычно задают. А если у вас есть те вопросы, на которые я не ответила, пожалуйста, напишите мне на почту, или в комментарии к этому сайту. 

И напоминаю, что до конца официального периода  самоизоляции моя технология хранения документов и формирования папок стоит в два раза меньше, чем обычно! Так что вам это сделать сейчас будет вдвойне выгоднее! Чтобы получить 50 процентную скидку, введите при покупке в поле КУПОН следующий код 2020APR21. Ну, или напишите мне на почту и мы пришлем счет или перезвоним и ответим на все вопросы! 

С уверенностью в Вашем успехе, Елена Глоткина

 

Поделиться

Комментарии

Добавить новый комментарий

Отмена

Неправильной бухгалтерии не бывает.

Бывает неправильная организация учета.