Вход / Регистрация
7BIZNES.RU
Возьми и наведи порядок в бухгалтерии!

Чем заняться бухгалтеру на самоизоляции-2?

В первой статье на эту тему я рассказала, что конкретно нужно делать, расписала  инструкцию из  11 шагов, проходя которые бухгалтер наведет порядок легко и без лишних движений и потерь времени.

В этой статье я отвечу на наиболее часто задаваемые вопросы по моей технологии. Прочтите их, возможно, вас они наведут на мысль разработать собственную технологию, еще лучшую, чем моя!

Итак, вопросы, которые мне часто задают:

  1. Почему начинать наводить порядок нужно с файлов на компьютере
  • Во-первых, компьютер - это то место, где часто сохраняются редакции документов, с которыми вы работаете. Там сохраняются полученные от контрагентов документы, информация, которой нет потом на бумажном носителе. Именно поэтому в наше время зачастую при налогоых проверках с участием прокуратуры изымаются жесткие диски компьютеров. И в этом случае информация, хранящаяся на них, может быть извлечена и приложена в качестве доказательства недобросовестности компании, или притянуто какое-то обвинение во взаимозависимости и т.д.  Если ваша компания давно на рынке и у вас есть отдел безопасности, то вероятно кто-то из сотрудников этого отдела следит за тем, чтобы любая информация либо удалялась до момента прихода контролирующих органов, либо чтобы она хранилась в недоступных местах. Но даже если это так, самому бухгалтеру просто будет спокойнее и увереннее, если он наведет порядок в своих файлах и будет уверен в том, что там нет ничеголишнего и компрометирующего, что может быть потом использовано против него.
  • Во-вторых, когда у бухгалтера в компьютере уже все разложено как надо, что называется «по полочкам»,  то потом и бумажные документы легче раскладывать.
  • В-третьих, когда документы имеют названия не Doc1 или  Doc 2 или  akt или  schet, а такое, которое позволяет совершенно определенно идентифицировать документ, согласитесь, будет гораздо легче найти то, что нужно, и на это уйдет минимум времени.
  • В-четвертых, в дальнейшем, при разборе бумажных документов в случае их отсутствия, первое место, где можно  будет поискать их – это компьютер, ведь сейчас уже зачастую мы от каких-то компаний получаем документы в электронном виде, заверенные электронными подписями. И иногда можем забыть их распечатать или не делаем это специально, чтобы не тратить бумагу. Так вот, проверить есть нужный документ в электронном виде или нет, после наведения порядка на компьютере, булет легко. То есть на этом шаге мы облегчаем дальнейшие шаги!
  • В-пятых, на шаге создания электронной базы документов то, что уже сделано на этом шаге, здорово поможет!

Моя технология все эти моменты учитывает, но вы можете разработать свою, с их учетом!

  1. Зачем вообще вести этот файл «Сведения об организации», да еще и обновлять его! Ведь это лишнее время!

В моей технологии это обязательный элемент. И я считаю его обязательным, особенно для аутсорсинговых компаний, ведь  в них могут меняться бухгалтера обслуживающие компанию  чаще, чем в обычных компаниях.

В любом случае этот файл, как я уже и писала раньше – источник информации для :

  • заполнения документов в настоящем времени,
  • восстановления документов прошлых периодов, чтобы они содержали актуальные на момент их составления сведения

Кроме того, благодаря этому файлу новому бухгалтеру будет очень просто передать дела!

  1. Почему наведение порядка в бумажных документах начинается с текущего года, а не с позапозапрошлого года?

Во-первых, потому что исправить какие-то текущие ошибки и найти документы текущего года легче, и вы сделаете это быстрее.

Во-вторых, на текущих документах вы потренируетесь, усвоите технологию, и вам  потом легче будет работать с документами прошлых лет.

В-третьих, не известно, хватит ли у вас сил и времени навести порядок во всех документах, может так случится, что вы будете наводить порядок периодически, и пока это будет делаться, уже и позапозапрошлый год  не будет входить в тройку лет, подлежащих проверке.

Поэтому последовательность наведения порядка такая - сначала текущий год, потом прошлый, потом позапрошлый, потом позапозапрошлый.

Ну что ж, думаю, на сегодня достаточно, а в следующей статье я разберу еще три вопроса

- А что делать, если у меня на полках в бухгалтерии хранятся документы в папках за 10 прошлых лет (5, 7 или любое количество большее 3х)?  

- Зачем создавать базу данных электронных документов?

- Зачем документы прошлых лет сшивать, складывать в коробки, да еще и обклеивать эти коробки реестрами с трех сторон?

Спасибо за то, что читаете меня, пишите свои вопросы, которые у вас возникают, буду рада  также любой обратной связи!

Именно поэтому мне хочется отблагодарить вас, поэтому до конца официального периода  самоизоляции моя технология хранения документов и формирования папок стоит в два раза меньше, чем обычно! Так что вам это сделать сейчас будет вдвойне выгоднее! Чтобы получить 50 процентную скидку, введите при покупке в поле КУПОН следующий код 2020APR21. Ну, или напишите мне на почту и мы пришлем счет или перезвоним и ответим на все вопросы! 

С уверенностью в Вашем успехе, Елена Глоткина

Поделиться

Комментарии

Добавить новый комментарий

Отмена

Неправильной бухгалтерии не бывает.

Бывает неправильная организация учета.