Вход / Регистрация
7BIZNES.RU
Возьми и наведи порядок в бухгалтерии!

Автоматизация учета

В этих статьях вы найдете информацию о способах автоматизации или настройка программы для автоматического расчета чего-либо.

Какие папки должны быть в Вашей бухглатерии?

Приветствую, коллеги!

Вчера я обещала Вам, что каждый день мы будем высылать ссылку на 1 видео, в котором будет рассказано об одной из частей нашей Технологии хранения документов и формирования папок.

И вчера Вы получили ссылку на 1 видео, в котором я рассказывала о бесценном шаблоне

«01.Шаблон Основные сведения об организации»

Сегодня я хочу рассказать о другом документе, который входит в состав Технологии

 

Что будет в сентябре...

Приветствую коллеги!

С Вами на связи Елена Глоткина, эксперт по наведению порядка в бухгалтерии.

Я не буду рассказывать Вам сегодня "горячих" новостей о нововведениях с сентября в законодательстве или прогнозировать изменение курса рубля.

Сегодня я хотела рассказать Вам НАШУ главную новость. И если Вы дочитаете это письмо до конца, уверена, что для любой бухгалтерии она будет мега полезна.

Дело в том, что многие покупатели Технологии хранения документов и формирования папок говорят о том, что у них мало времени на изучение инструкций и описаний, которые приложены к шаблонам и схемам. И хотя они и так максимально упрощены и коротки, насколько это возможно,  мы решили записать видеоинструкции к каждому элементу технологии, входящему в ее состав. Ведь мы и сами очень хорошо понимаем занятось бухгалтеров!

 

Какие "засады" может найти бухгалтер в договоре

Очень часто бухгалтеров ставят перед фактом, что договор заключен.

Со всеми его условиями, которые уже никто не хочет изменить. А ведь некоторые из этих условий могут привести к негативным последствиям на проверке или даже до нее!

Как быть?

Ссорится со всеми, доказывая что с бухгалтером нужно согласовывать договора?
А что если вы работаете дистанционно?
Или находитесь в отпуске, на больничном, и при этом вы - единственный бухгалтер в фирме?

Ответ простой.

Вам нужно дать разъяснение, инструкцию, шаблон для тех, кто заключает или проверяет (утверждает) договора в вашей организации. Если у вас малая организация - и кроме вас, директора и курьера никого нет, то тогда это нужно дать директору. Если в штате есть юрист, который и должен заниматься договорами - то эти шаблоны и разъяснения нужно дать ему. Хотя у вас может возникнуть вопрос:

Неужели юрист этого сам не знает?

Ответ простой. Не знает. Юрист в компании чаще всего знает гражданское и арбитражное законодательство. “Засады” же чаще всего расставляет налоговое законодательство. А так как цель у вас с юристом одна - защитить вашу организацию от возможных рисков, то стоит один раз потратить время на то, чтобы утвердить с ним шаблоны формулировок некоторых важных пунктов.

Какие это важные пункты?

1. Предмет договора.
2. Порядок сдачи и приемки работ (услуг).
3. Переход права собственности на товар.
4. Условия доставки.
5. Ответственность сторон.

Обо всех “подводных камнях” договоров и как их обходить до и после заключения договоров мы будем говорить на супер-тренинге для главбухов “

Как легко пройти выездную налоговую проверку?”

который состоится в августе 2012 года.
И на который я не устаю вас приглашать!
 

Потому что я уверена, что он действительно даст вам сокращение времени и уверенность в успешном окончании проверки и мощный толчок к вашему карьерному росту!

Но знаете что?

Я решила в честь моего прошедшего 31 мая дня рождения в течение десяти дней делать вам подарки!

Поэтому сегодня мне хотелось дать вам одну инструкцию (с шаблонами формулировок) в подарок!

И она касается - ответственности сторон!


И вы можете ее скачать в разделе “Подарки”

под названием “Инструкция с шаблонами формулировок для проверки договоров”

Да, напоминаю, что доступ в этот раздел имеют только зарегистрированные пользователи сайта, поэтому войдите на сайт под своим именем и паролем! И скачивайте инструкцию на пользу вам и вашей организации!
 

P.S. И еще - я очень люблю когда вы пишете отзывы о том, что получаете от меня! Поэтому чем больше будет отзывов об этой инструкции, тем больше мне захочется дать вам еще полезных и нужных бухгалтерских помощников. Так что пишите отзывы в комментариях к этой статье (что понравилось, что нового узнали, где и как будете применять)  и высказывайте пожелания о том, что еще вам хотелось бы от меня получить!

Эксперт по наведению порядка в бухгалтерии и проводник к взрывному росту вашей карьеры - Елена Глоткина.

Откуда берутся ошибки в бух.учете?

Приветствую друзья, приветствую коллеги!

Обычно ошибки в бухучете появляются из-за того, что в бухгалтерии не очень опытный бухгалтер, к тому же относящийся к своей работе халатно, или не систеатизирован учет, или не автоматизирован, ведь при учете "вручную" есть очень большая вероятность ошибок.

Сегодня при проверке одного из клиентов анализировала ситуации, откуда у него беруться ошибки, при правильной постановке системы бухгалтерского учета, при грамотном бухгалтере, при своевременнов внесении информации в бухгалтерскую базу.... 

Оказалось,что часть ошибок берется из.... автоматизации.

Казалось бы, парадокс. Автоматизация бухгалтерского учета повышает эффективность труда бухгалтера, сокращает скорость выполнения бухгалтерских процедур и при этом может приводить к дополнительным ошибкам. 

Расскажу подробнее на примере. 

В проверяемой мной компании учет ведется в базе "Управление торговлей" 8. Один раз в месяц производится экспорт данных в программу 1С "Бухгалтерия 8" 

При этом часть документов уже после переноса создается в самой 1С Бухгалтерии.

Проблему обнаружили при сверке данных по одному контрагенту. В 1 С Управление торговлей акт сверки расчетов формируется с одними цифрами, в 1С Бухгалтерия - с другими. Сверили данные в разных базах. Оказалось, что часть документов в 1СБухгалтерию не попали. Попробовали перенести эти документы отдельно от других.

В служебном окне при выгрузке из 1С Управление торговлей программа сообщает, что выгрузила 128 объектов. 

В служебном окне при загрузке в 1С Бухгалтерию программа сообщает, что загружено 128 объектов.

При этом в журнале операций нужные документы не появляются. 

Стали выяснять почему...

Оказалось, ларчик, как всегда, открывается просто.

При создании документов в 1С Бухгалтерии им естественно присваивается номер . Получается что в 1С Бухгалтерия документов и порядковых номеров больше, чем в 1С Управление торговлей, потому что как я уже говорила часть документов формируется непосредственно в 1С Бухгалтерии. При загрузке документов из 1С Управление торговлей програма проверяет наличие документов по порядковым номерам. И так как в настройках выгрузки стоит галочка "не замещать при совпадении имен" то получается такая ситуация. Программа проверила, что документ под таким номером уже существует, замещать его ей запретили, поэтому она сообщает, что все загрузила, но сам документ не появляетя. Он-то по мнению программы уже загружен!

Какой выход для решения этой проблемы системно можно предложить такому предприятию? Чтобы каждый раз не проверять, все ли перенесено, так ли переноситься... В общем чтобы такие ошибки исключить априори.

Вариант 1. 

Все документы все-таки создавать в 1С Управление торговлей, а потом уже экспортировать в 1С Бухгалтерию.

Вариант 2. 

Если по каким-то причинам вариант 1 не подходит (например, учет в 1С управление торговлей ведется на складе или удаленно от бухгалтера, сдающего балансы) то можно использовать так называемые префиксы. Префиксы -это когда всем документам в  одной базе присваивают часть номера из букв, которые вы укажите в настройках программы. Еси в другой программе будут другие префиксы, или их совсем не будет, то соответственно отпадает и вероятность совпадения имен документов (т.е. их номеров)

. Как это делается? Смотрите на картинке ниже Для 1С бухгалтерии 8.0. платформа 1.6. Для других версий и конфигураций наверняка тоже есть возможность ставить префикы. Покопайтесь в сервисных настройках. Итак.

Вариант3 

Переиеновывать документы, создаваемыы в базе 1СБухгалтерия , присваивая им более короткие номера или указав в начале номер года ( тогда номер будет иметь вид 2011.0000001)

В любом случае, необходимо в рабочей интсрукции бухгалтера отразить этот момент и способ, которым решается данная проблема, чтобы он не забыл об этой особенности учета в данной компании.

Если в вашей организации ведется Журнал учета опыта, то обязательно отразите там нахождение решения по этому вопросу!

Вот в принципе и все, что я хотела рассказать вам по этому поводу.

Были ли у Вас подобные трудности, связанные  с автоматизацией программ?

Поделитесь своим опытом! 

За лучшую историю успешного решения какой-либо проблемы в бухгалтерии, размещенную в комментариях к этой статье - приз - получасовая бесплатная сессия по скайпу с ответами на ваши вопросы! 

С уверенностью в вашем успехе.

Елена Глоткина.

Эксперт по наведению порядка в бухгалтерии и бухучете.

 

 

 

Неправильной бухгалтерии не бывает.

Бывает неправильная организация учета.