А что у вас: Порядок в документах или бардак?

Документы имеются в каждой организации.

В каких-то компаниях их всего несколько папок…

В каких-то компаниях они занимают отдельные комнаты ….

Если руководителю нужен какой-то документ, он получает его чаще всего в бухгалтерии. Но не всегда сразу. Или не всегда быстро. А иногда вообще не получает. Потому что его нет. Хуже всего, если он был, но  потерялся… Еще хуже, если его по каким-то причинам нельзя восстановить. И многих руководителей это по меньшей мере раздражает.

Потому что руководители, должны быть уверены в наличии и сохранности документов. Хотя не все руководители понимают, почему.  В этой статье мы разберемся в причинах и последствиях их отсутствия, поймем, почему должно быть именно так. И еще дадим советы, как обеспечить эту самую сохранность и наличие.

Почему это так важно?

По общему правилу ответственность за организацию хранения документов предприятия несет руководитель.

За сохранность же  документов, на основании которых ведется учет, и тех документов, которые составляются в бухгалтерии для формирования отчетности ( их еще называют регистрами учета), ответственность несет также И главный бухгалтер данной организации.

Все бухгалтера в нашей стране прекрасно знают, что без бумажки ты... букашка.

Во-первых - если вы ведете бизнес в России, то должны подтверждать любые движения документами. Если говорить сухим нормативным языком, то "все факты хозяйственной деятельности организации должны быть документально подтверждены"

Во-вторых. Когда начинается проверка, первый документ, который получает компания вместе (или сразу после)  решения о проведении проверки - это требование о предоставление документов. И на это всегда дается ограниченное время.

Поэтому, быстро выполнить требование не получится, если в документах бардак, или не известно, где их искать,.

В-третьих - Налоги исчисляются на основании документов, их же предоставляют на проверках выездных или камеральных, для подтверждения того, что декларация составлена правильно. Соответственно, если не будет какого-то документа, на основании которого (в том числе) сделана декларация, то налог пересчитают, и конечно, не в пользу предприятия. 

В-четвертых, если не предоставляются документы по требованию в срок, то организацию штрафуют за каждый не предоставленный вовремя документ.

Но даже если не говорить о проверках, то понятно, что нормальное функционирование предприятия в хаосе невозможно. Бухгалтерия не может предоставить вам своевременные и актуальные данные для принятия вами правильного управленческого решения. Контрагенты не могут сверить взаиморасчеты с вашей бухгалтерией. И так далее

Чем грозит отсутствие документа?

Во первых, законодательством РФ предусмотрен ряд санкций за нарушение порядка хранения  документов в компании.

Это может быть штраф на компанию

Это может быть административная ответственность должностных лиц

Это может быть уголовная ответственность должностных лиц

Разберемся с ними по порядку

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, являющихся документами, подтверждающими обоснованность свершение хозяйственной операции, относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов.

За это нарушение предусмотрена ответственность в виде  штрафа в размере 10 000рублей.

Если такое нарушение совершено в течение более одного налогового периода (календарного года), то вас могут оштрафовать уже на 30 000 рублей.

Помимо этого, должностные лица -директор и главный бухгалтер также могут быть наказаны за утрату бухгалтерских документов.

В этом случае ответственность может быть административной или уголовной.

Для начала – об административной ответственности

Итак, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов по ст.15.11Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность. В качестве наказания установлен штраф в размере от 20 до 30 МРОТ. Получается, что бухгалтера и руководителя могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем надо заметить, что оштрафовать их может только суд.

Почему лучше не терять документы, даже при пожаре или наводнении?

В 90-х годах в России многие компании перед налоговой проверкой как-то ВДРУГ «теряли» документы, или у них случался пожар или наводнение в бухгалтерии… Таким образом, когда налоговая приходила на проверку, ей предъявлялась справка о случившемся и она уходила восвояси… Нет документов, нечего проверять, не из чего рассчитать или пересчитать правильность уплаченных налогов и соответственно оштрафовать. Штраф о котором мы писали выше, конечно был несоизмерим с тем, что налоговики могли «нарыть» на проверке, да и размеры штрафа тогда были  другие.

В наше время ситуация изменилась.

Сейчас не 90-е, потерять документы при перевозке, пожаре или наводнении, не позволительная роскошь… или непростительная  и очень дорогая глупость.

Если вы не представите в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, что естественно приведет  к невозможности исчислить налоги, то в соответствии с  пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о вашей компании, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках. При этом понятие «аналогичных налогоплательщиков», как вы понимаете, весьма растяжимое и расплывчатое, поэтому насчитают «по полной». По вопросу доначисления налогов расчетным путем сложилась обширная судебная практика. А это означает, что налоговым органам весьма выгодно пользоваться этим методом, что они и делают. С удовольствием… Потирая руки от ожидания легкой наживы. Потому что доказывать неправильность их расчетов придется в суде. И сделать это можно только имея документы, которых у вас, кстати, нет…

 А еще, налоговики могут оштрафовать фирму и по ст.126 Налогового кодекса РФ по 200 руб. за каждый не представленный документ, если его попросили представить, а вы не смогли этого сделать…

Кроме того, не будем забывать, что любая компания, независимо от того, государственная она или коммерческая, может подвергнуться архивной проверке. .

При этом следует знать, что контроль над работой такой комиссии осуществляет прокуратура. А это согласитесь весьма серьезное ведомство, общение с которым лучше свести к минимуму.

Но и это не самое страшное….

Самое страшное, согласитесь, это все-таки уголовная ответственность. Давайте  посмотрим, а может ли утрата бухгалтерских документов повлечь уголовное наказание.

В ст.199 Уголовного кодекса РФ предусмотрена ответственность за уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации. Эта статья применяется к тем, кто не представит налоговую декларацию или другие обязательные документы, и это приведет к неуплате налога в крупном размере. При этом крупным размером признается недоимка за три года, если она составляет более 2 000 000 руб.и превышает 10 процентов подлежащих уплате налогов за три года.

Размер штрафа - от 100 000 до 300 000 рублей.

Есть еще ответственность за уклонение в особо крупном размере, а так же в виде лишения свободы, запрещение занимать должности и т.д.

Так как целью данной статьи не является напугать вас посильнее или подробно описать все возможные последствия, пойдем дальше. Вы же при желании можете самостоятельно обратиться к уголовному кодексу.

Единственное, что стоит понять в этой ситуации: можно ли наказать руководителя и бухгалтера по этой статье, если бумаги утрачены?

Ответ на него можно найти в Постановлении Конституционного суда РФ от 27 мая 2003 г. N 9-П.В нем сказано, что ответственность по ст.199 Уголовного кодекса РФ наступает лишь в том случае, если деяние было совершено умышленно и было направлено непосредственно на избежание уплаты законно установленного налога в нарушение закрепленных в налоговом законодательстве правил. Другими словами, должностные лица будут нести уголовную ответственность, если будет доказано, что они специально уничтожили финансовые бумаги с целью уклониться от уплаты налогов.

Что может быть еще страшнее или неприятнее?

Еще в нашей практике были случаи, когда к нам обращались за восстановлением документов, которые :

Ø  Были переданы удаленному бухгалтеру или даже компании для ведения учета, и те исчезали вместе с документами

Ø  Были изъяты органами по заявлению конкурентов и не возвращались в компанию  1,5 года. Причем документы были изъяты ВСЕ и первое время деятельность предприятия была просто парализована…

Ø  Были захвачены рейдерами, и это было одним из поводов для шантажа

ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД…

Итак, мы уже поняли, что не стоит терять документы. Давайте теперь подумаем как их сохранить. Как вы понимаете, в нашей компании этот вопрос очень актуален, потому что мы несем ответственность не только за документы своей компании, но и за документы компаний клиентов, чью бухгалтерию мы ведем. Вот как мы достигаем этого в своей компании, тот же результат можете получить и вы если:

1. Примете все  меры по обеспечению сохранности документов.

2. Организуете регистрацию документов, чтобы в случае необходимости их можно было восстановить.

3. Организуете создание и сохранность электронных копий (сканов, фотографий, и пр) документов. В этом случае на проверку можно будет предоставить сначала электронную копию, а  потом  любой документ можно будет ЛЕГКО восстановить и предоставить его на бумаге. В остальных случаях документы можно будет восстановить не торопясь и деятельность предприятия не будет парализована.

Как обеспечить сохранность документов?

Чтобы обеспечить сохранность документов, необходимо

1.      Оборудовать места для их хранения и ограничить доступ к ним. Место для хранения может быть в бухгалтерии, но со временем количество документов настолько возрастает, что их нужно архивировать и  если есть такая возможность, то организовывать для них отдельное место – архив. Хорошо если архив находится отдельно от офисных помещений или вообще находится в другой (например архивной) организации.

2.      Обеспечить места хранения противопожарной сигнализацией.

3. Установите в помещении, где хранятся документы, решетки на окнах.
4.  Если есть возможность, застраховать свое имущество, где хранятся документы.

Все эти меры позволят если и не спасти документы от пожара (наводнения, кражи, хотя бывает и так) то по крайней мере, доказать отсутствие умысла при утрате документов.

Но давайте отбросим чрезвычайные обстоятельства в виде пожара, наводнения и прочих неприятностей. Гораздо чаще встречаются более банальные вещи, предотвратить которые можно и нужно.

Итак, существуют другие проблемы при организации хранения документов, с которыми сталкиваются 95% компаний. Например, такие:

1.      Бухгалтера «теряют» некоторые документы и долго (или вообще) не могут их найти

2.      Каждый новый бухгалтер хранит документы в «своем порядке», и иногда, кроме самого бухгалтера, в нем больше никто не может  разобраться.

3.      Найти документ после увольнения бухгалтера (или во время его отпуска) чаще всего становится задачей не из легких

4.      Со временем документы накапливаются, и их необходимо архивировать, а бухгалтеру этим заниматься некогда.

5.      Многие не знают, что часть документов можно через время уничтожать. Другие не знают, какую именно часть, и как это правильно сделать, чтобы не иметь потом проблем

А не было ли в вашей компании проблем с хранением электронных документов? Ведь многие документы создаются на самом предприятии. У нас, например, были вот такие:

1.      После создания документов в компьютере они сохраняются, но под какими именами и в каких папках известно одному богу .Вернее так: чаще всего любой документ называется по умолчанию «Doc1», «Doc2» и т.д.  Поэтому если нужно исправить такой документ или создать на его основе новый, то это может занять значительное время, так как на его поиск в компьютере уходило порой до 2 часов времени.

2.      Новые версии документа сохранялись поверх старых, поэтому вернуться к предыдущей версии порой было невозможно.  Или сохранялись все версии, но понять какую из них в результате утвердили и оставили в качестве шаблона, можно было только путем сравнения каждой из них с оригиналом.

3.       Все бухгалтера сохраняли документы каждый на «рабочем столе» своего компьютера. Со временем «рабочие столы» становились похожими на помойку, да и другие бухгалтера не могли получить к ним доступ без самого бухгалтера. Не говоря уже о том, что иногда доступ к своим документам просил клиент, и сделать это было проблематично. И это создавало задержки в работе и излишнюю нервотрепку.

Чтобы избежать всех этих проблем, исключить их вообще из нашей деятельности мы разработали  систему хранения документов и формирования папок, которая должна была отвечать следующим требованиям:

Ø  Эта система должна быть разработана и утверждена один раз, и не должна меняться с приходом нового бухгалтера!

Ø  Эта система должна быть удобна для бухгалтера и понятна для руководителей и других возможных пользователей настолько, чтобы в случае отсутствия бухгалтера документы могли быть найдены заинтересованным пользователем или предоставлены по требованию в срок.

Ø  Система должна учитывать необходимость получать информацию о документе, дате его получения, его отражении в учете, о наличии других документов по этой сделке прямо из него.

Ø  Если необходимо на какое-то время изъять оригинал документа из организации для предоставления в какую-либо инстанцию, система должна прорабатывать механизм отслеживания и возврата этого оригинала обратно в организацию.

Ø  Для системы не должны быть обязательны какие-либо дорогостоящие мебельные системы хранения или  дорогостоящие канцтовары.

Ø  Система должна учитывать необходимость защиты информации, содержащейся в них.

Ø  Она должна быть универсальна для того, чтобы в случае роста  или дробления компании  (или любого другого изменения) система не менялась...

Ø  Она должна быть переносима на другие компании, которые создает собственник, или которые "вырастают" из родительских компаний

В результате система была разработана, внедрена, опробована на нашем предприятии и предприятиях клиентов. Конечно, она немного видоизменялась со временем, дорабатывалась, становилась более удобной и гибкой и росла. Сейчас она «вылилась» в следующие регламенты, которые и вы можете разработать в собственной компании. Для того, чтобы вам было легче это сделать в таблице даны также пояснения о том, что содержится в данном документе

Итак, если вы разработаете или внедрите данную систему в своей организации, то проблем с сохранностью документов у вас не будет. Даже если случится чрезвычайная ситуация. Кроме того, исчезнет проблема с поиском нужной информации и бухгалтер, и руководитель сможет взять в руки любой документ и понять, что и когда с ним происходило, проведен ли он в бухгалтерской базе и т.д. У бухгалтеров и других пользователей повысится эффективность работы благодаря  сокращению времени на поиск, обдумыванию, куда и как положить, в каком порядке, как назвать, и как быть в том, или ином случае. И еще один жирный плюс – вы сможете «переносить» единожды разработанную систему на другие организации, в случае роста бизнеса или его преобразования.

Конечно, не все так просто и безоблачно. На разработку данной системы и согласование всех ее частей между собой у нас ушло более двух лет. На внедрение тестовой версии – один месяц, на опробование, корректировку  и новое внедрение у нас ушло еще около года. В общем, на полное внедрение от момента разработки системы у нас ушло более трех лет. Бухгалтера бунтовали, не хотели работать по-новому, тем более что это новое постоянно видоизменялось. Но это были временные трудности, и благодаря им мы имеем готовую систему, которую используем сами и которую можем предложить другим организациям. А им уже  на внедрение системы  необходим всего один-два месяца, в зависимости от размера компании. И это очень радует.

Кстати, если разработка данной системы для ваших сотрудников – проблема, обратитесь за разработкой к профессионалам или купите готовую систему, чаще всего это обходится дешевле, чем задействовать собственных людей.

И последнее. Не важно, что вы будете делать: поручать разработать систему сотрудникам, сторонним исполнителям  или покупать  готовую. В любом случае, действуйте. Ведь от сохранности документов вашей компании зависит многое, и в том числе ваше личное спокойствие и уверенность в возможности продолжения деятельности компании в любой ситуации. 

P.S. Аналогичные материалы  были впервые опубликованы мной в журнале "Управление менеджментом".